Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Сводная таблица стандартизированной работы – это важный инструмент, используемый для распределения работы в потоке создания ценности, когда общее время цикла превышает время такта. Чтобы точно документировать каждый элемент работы и оценить время, требуемое на его выполнение, возможно, будет полезным записать рабочий процесс на видеопленку.

Шесть шагов к созданию сводной таблицы стандартизированной работы:

1. Разбейте операции, выполняемые каждым работником, на отдельные элементы (запишите рабочий процесс на видео, чтобы сделать это как можно более точно).

2. Определите время, требуемое на выполнение каждого задания из первого пункта.

3. Заполните сводную таблицу стандартизированной работы.

4. Изучите каждый элемент работы (задание). Подумайте, возможно, какие-либо элементы следует устранить или выполнять за более короткое время.

5. Создайте новую таблицу стандартизированной работы.

6. Поместите ее в папку процесса и в пределах рабочей зоны.

Сводная таблица стандартизированной работы – это мощный инструмент, который следует в первую очередь использовать для совершенствования и стандартизации рабочих процессов. Чтобы полностью ее заполнить, вам потребуется немало времени, однако в долгосрочной перспективе все ваши усилия оправдаются. Возможно, вам покажется странным использование такой таблицы применительно к административным процессам, однако именно в офисе этот инструмент бережливого производства уже доказал свою эффективность.

Карта стандартизированной работы наглядно показывает последовательность операций в рамках того или иного процесса. Она является визуальным средством обучения. Сотрудники, редко задействованные в каком-либо процессе, могут, опираясь на карту, уверенно его выполнять. По мере того как в процесс вносятся изменения, следует обновлять и карту стандартизированной работы.

Пять шагов к созданию карты стандартной работы:

1. Начертите на карте планировку офиса. Обозначьте все предметы.

2. Цифрами обозначьте места выполнения разных элементов работы.

3. Передвижения работников покажите стрелками.

4. Заполните все поля.

5. Повесьте карту в рабочей зоне.

На карте стандартизированной работы:

• показана последовательность действий при выполнении процесса, его примерная схема и незавершенная работа;

• показаны движения работника при выполнении каждой операции/задания;

• перечислены стандарты качества, принципы безопасности и наиболее распространенные ошибки.

После того как рабочие процессы будут документированы и приведены к единому стандарту, необходимо взять под контроль весь поток работы. Это достигается при помощи визуального питча.

VI. Контролируйте поток с помощью визуального питча

Сбалансировав рабочую нагрузку, усовершенствуйте поток путем внедрения визуального питча. Этот инструмент используется для равномерного распределения работы в течение дня при помощи папок процессов и полки-карусели (или другого устройства, где хранится работа). Визуальный питч – это предшественник хейдзунка (т. е. выравнивания), который позволит вам выровнять работу в течение дня по объему и типу.

Визуальный питч:

• обеспечит контроль первого уровня над потоком работы;

• будет служить визуальным средством оповещения о проблемах по мере их возникновения;

• поможет равномерно распределить работу в течение дня и уменьшить сверхурочную работу и стресс;

• станет еще одним аргументом в пользу обучения персонала смежным специальностям и увеличения доли неспециализированной работы.

Чтобы начать контролировать поток работы с помощью визуального питча, необходимо сделать следующие шесть шагов:

1. Выберите важные процессы, на которых будет проводиться «тестирование».

2. Приведите общее время цикла этих процессов в соответствие с новой планировкой и производительной способностью офиса.

3. Определите интервалы питчей и пометьте соответствующим образом устройство для хранения работы (полку-карусель).

4. Распределите папки процессов.

5. Начните использовать визуальный питч.

6. Осуществляйте контроль и вносите необходимые коррективы.

Заранее определите количество работы, которое будет храниться в устройстве с визуальным питчем. Это устройство напоминает почтовый ящик и должно располагаться в заранее установленном месте, в котором работа, создающая ценность, будет отделена от остальной работы. Первоначально в устройстве будет находиться работа из подгруппы важных процессов.

На приведенной ниже иллюстрации показаны примеры устройств с визуальным питчем.

За устройством необходимо осуществлять контроль, чтобы обеспечить выполнение работы по графику. Визуальный питч – это предварительное условие для создания вытягивающей системы и внедрения хейдзунка.