Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

На устройство, где хранится текущая работа, следует нанести отметки, соответствующие продолжительности питча для данного потока создания ценности. Лидер команды или менеджер, отвечающий за распределение работы, должны расставить папки процессов (т. е. канбаны) по соответствующим секциям. Это позволит распределять и собирать работу (т. е. папки процессов) точно по графику в соответствии с питчем потока.

Визуальный питч – это отличный инструмент для того, чтобы приучить всех сотрудников к ритмичной работе в рамках времени такта. Он помогает выполнить определенное количество работы за отведенный промежуток времени, чтобы удовлетворить потребительский спрос, и ставит перед командой еще одну общую цель – поддержание этого спроса. Примерно через два месяца после внедрения визуального питча вы можете добавить в устройство, где хранится текущая работа, другие потоки создания ценности и таким образом плавно перейти к выравниванию работы.

Резюме

В этой главе мы рассмотрели достаточно много инструментов бережливого производства. Бережливая система документооборота (система канбан) подразумевает создание трех типов папок – системной, папок процессов и справочной папки.

В системной папке хранится вся информация, имеющая отношение к процессам и потокам создания ценности, которая была выявлена на предыдущих этапах. Она служит основным источником информации для всей системы документооборота.

В папке процесса хранится текущая работа, которую необходимо выполнить.

В справочной папке содержится справочная информация, которая требуется при выполнении работы, создающей ценность.

График загрузки работников показывает текущее распределение работы между сотрудниками офиса. Его используют, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку.

Сводная таблица и карта стандартизированной работы – это инструменты, которые помогут вам усовершенствовать методы выполнения текущей работы и документировать наиболее эффективные из них. Наконец, чтобы визуально контролировать поток работы в течение дня, создайте в офисе устройство с визуальным питчем. Позднее оно также пригодится нам, когда мы будем говорить о хейдзунка (выравнивании).

Дальнейшие рекомендации

Эта глава потребует от вас больше всего времени. Описанные в этой главе инструменты позволят вам продолжить работу по созданию бережливого офиса, но будьте готовы к препятствиям.

• Не следует недооценивать значимость стандартизированной работы. Перед командой наверняка встанут непростые вопросы, требующие решения. Основное внимание уделяйте устранению потерь.

• Систему документооборота (систему канбан) следует создать до внедрения визуального питча и перехода к выравниванию работы.

• Инструменты, описанные в этой главе, смогут внедрить любые организации во всех отраслях экономики.

• Постоянно совершенствуйте время цикла различных операций, опираясь при этом на сводную таблицу стандартизированной работы. По мере необходимости вносите соответствующие изменения в карту стандартизированной работы.

• Сделайте видимой как можно больше работы.

• Подойдите творчески к использованию Интернета, внутренней сети и компьютерных программ при создании виртуальной системы документооборота с теми же характеристиками, что были описаны в этой главе.

• Не останавливайтесь! На данном этапе не стремитесь найти ответ на все свои вопросы.

• Действительно настоящим провалом будет, если вы перестанете пытаться что-либо изменить.

Глава 9

Заставьте систему работать при помощи Хейдзунка

Упрощайте через выравнивание

О чем эта глава

Хейдзунка, или выравнивание, – это равномерное распределение работы по объему и типу на протяжении определенного отрезка времени (как правило, в течение дня). День, в свою очередь, разбивается на более короткие и удобные отрезки длительностью 2–4 часа (так называемые питчи).

В двух предыдущих главах мы говорили о том, как усовершенствовать рабочий поток путем балансировки рабочей нагрузки, стандартизации работы и создания «живой» системы документооборота. В этой главе мы остановимся на дополнительных инструментах бережливого производства: курьерах, выравнивании и ящике хейдзунка.

Выравнивание призвано обеспечить:

• равномерное распределение работы среди сотрудников (с учетом ее объема и типа);

• эффективное распределение работы без потерь, связанных с ненужной транспортировкой материалов и движениями сотрудников;

• отсутствие работы в очереди;

• предотвращение выполнения работы, которая не требуется процессам-потребителям (перепроизводства);

• создание системы вытягивающего производства;

• непрерывный поток;

• создание визуальных средств, сигнализирующих о выполнении работы с отставанием от графика.