Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы

Если вы пользуетесь Outlook – делайте резервную копию файла c расширением. ost, который находится в папке C: \Users\Имя пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook.

Это позволит вам восстановить почту в случае проблем с компьютером.

235. IFTTT

IFTTT – удобный интернет-сервис, доступный по адресу https://ifttt.com. Название расшифровывается как If this, than that – «Если это, тогда то». Сервис позволяет автоматизировать многие действия в сети, связывая разные инструменты, социальные сети и сайты.

Примеры использования IFTTT:

• если вы изменили фотографию в одной социальной сети, она обновится в другой;

• все понравившиеся фотографии в Instagram автоматически загрузятся на Dropbox;

• любое письмо в Gmail, отмеченное как «задача», добавится в календарь;

• новые фотографии можно будет отправить с Flickr в Twitter;

• новые контакты автоматически окажутся занесены в отдельную Google Таблицу;

• если завтра пойдет дождь, вы получите сообщение-напоминание;

• новые статьи можно переслать с определенного сайта себе на почту.

И так далее. Вариантов использования – масса, все зависит от ваших задач.

236. Панель быстрого доступа в приложениях MS Office

В приложениях MS Office есть функции, которые могут использоваться часто и быть при этом запрятанными в не самые доступные разделы меню. Но их можно вывести на панель быстрого доступа – то есть в ряд иконок в самой верхней части окна.

Примеры таких функций:

• закрепление верхней строки или других областей в Excel (Вид → Закрепить области → Закрепить верхнюю строку);

• использование шаблонов в Outlook (Главная → Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму);

• вставка даты и времени в Word (Вставка → Дата и время).

Как видите, в этих случаях нужно совершить от двух до четырех действий. Чтобы сократить этот путь до одного действия, щелкните правой кнопкой на нужный пункт меню и нажмите «Добавить на панель быстрого доступа»:

Теперь нужная функция будет всегда под рукой – над панелью инструментов:

237. Надежный пароль

Сейчас, когда к почтовому ящику привязаны многие сервисы, иметь ненадежный пароль в почте – опасно. Да и в других приложениях и сайтах ему лучше быть надежным.

Надежный пароль – это сочетание строчных и заглавных букв, цифр и символов. Например:

siB81)$lbs#djf&23^Voq9

Желательно иметь разные пароли в разных сервисах. Если вам сложно сочинить разные пароли, придумайте изменяемую часть – например, часть цифр может меняться от сервиса к сервису.

Еще один вариант – использовать название сервиса/сайта в качестве части пароля. Этот прием предложил Артур Думчев в своей книге «Помнить все»[56]. Выберите базовый пароль и вставляйте в него название домена или сервиса:

• 77Base_Parol&8 – базовый вариант;

• 77BaFace_PaBookrol&8 – для Facebook;

• 77BaEver_PaNoterol&8 – для Evernote.

И так далее. Таким образом, у вас всегда будет достаточно сложный пароль и вам не придется вспоминать новый на каждом сайте.

Small and Big Data

В этом разделе мы собрали несколько бизнесхаков и метрик для тех, кто анализирует данные и наглядно их представляет.

Кроме того, в приложениях мы собрали десятки полезных функций и приемов работы в Google Docs и Excel. Если вы потребитель аналитики и не занимаетесь ею самостоятельно, можете пропустить это приложение. Но если вы работаете с таблицами и ищете смысл в больших и малых данных, эти приемы сберегут вам немало времени.

238. Данные должны быть «Живыми»

Управленческая информация должна быть актуальной и «живой». Что это значит? Что ее нельзя хранить в форматах PDF или Word, например. Потому что тогда вы не сможете:

• быстро обновить данные;

• поменять одну из переменных – и посмотреть на то, как это изменение отразится на итоговых показателях (провести сценарный анализ);

• добавить новые показатели.

Все это возможно в таблицах, где легко обновлять и обрабатывать данные. Вы можете извлечь данные из таблицы и представить в наглядном отчете в PDF. Но помните: ни одно изменение в исходных данных в этом отчете не отобразится. А принимать решения лучше на основе актуальной информации.

239. И абсолютно, и относительно

В аналитике принято сравнивать данные (отчетность, показатели) с какой-то базой: предыдущим периодом, аналогичным периодом прошлых лет, с конкурентами, со средним показателем по отрасли, по региону, с нормативами и т. д.

Сравнение может быть абсолютным (в отделе стало работать на три человека больше) и относительным (было шесть сотрудников, а стало девять: прирост на 50 %!).

Ни то ни другое сравнение не показательно само по себе. Процентный прирост может быть огромным (возможно, вы слышали про эффект низкой базы: бегуны быстро прогрессируют в первые годы, рост продаж нового направления в бизнесе может быть стремительным в первые месяцы и годы, пока рынок не пресытился), но без абсолютных цифр эта информация не поможет вам делать выводы и принимать решения.