В Петроградскую губернию, находившуюся в относительной близости от фронта, беженцы прибывали непрерывно, и многие передвигались далее – вглубь страны. Губернский отдел Татьянинского комитета отмечал, что «Петроградская губерния сама по себе не прокармливает (беженцев. –
Для того, чтобы установить, сколько всего беженцев находилось в Петрограде, Татьянинский комитет принял решение провести перепись этих людей в столице 29 февраля 1916 г. К тому времени были разработаны формы специальных документов, порядок их заполнения и учета. В комплект входили собственно регистрационная карточка беженца (регистрационный листок), конверт для карточек и ведомость на каждый дом, которая должна была заполняться «заведывающим» домом или дворником. На конверте, в который следовало вкладывать карточки, имелись реквизиты Татьянинского комитета и особого отдела по регистрации беженцев, надпись «однодневная перепись беженцев в г. Петрограде и пригородах». Конверт также содержал графы для заполнения: часть, участок, улица (площадь, переулок), номер дома и квартиры. Кроме того, на конверте содержалась надпись, разъяснявшая смысл акции: «Перепись производится для пользы самих беженцев, и потому всем беженцам следует давать о себе полные и точные сведения. На каждое лицо, даже грудного ребенка, составляется отдельный листок». Третьим документом была, так называемая, домовая ведомость – бланк с реквизитами Татьянинского комитета, особого отдела по регистрации беженцев и надписью «Перепись беженцев в гор. Петрограде и пригородах 29 февр. 1916 г.». Домовая ведомость содержала графы: часть, участок, улица (площадь, переулок), номер дома, квартиры и сведения о количестве листков, заполненных при переписи в квартирах данного дома. Документы переписи были изображены на плакате, который содержал обращение от Татьянинского комитета «к беженцам», подробно разъяснявшее смысл переписи. Эти плакаты расклеивались в Петрограде.
Обстоятельно продумана была и «технология» переписи. В участковые управления 22 февраля были доставлены все перечисленные виды документов для проведения акции. Заранее проинструктированные околоточные надзиратели должны были до начала переписи раздать регистрационные материалы. Переписью были охвачены все дома в городе. В те из них, где по имевшимся сведениям проживали беженцы, документы направлялись с учетом количества этих людей, в остальные – по одному регистрационному листку на каждый дом. Конверты выдавались в те дома, где проживали беженцы. В один конверт следовало вкладывать три листка. Их должны были заполнять сами беженцы или администраторы домов (если беженцы были неграмотны). Собранные документы администраторы или дворники проверяли по домовым книгам. Если сведения не совпадали, листки составлялись повторно, на основании домовой книги. Затем на основании данных с листков заполнялась домовая ведомость, которую вместе с конвертами дворники должны были сдавать сотрудникам Татьянинского комитета 5 и 6 марта.