Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий

1. Можно работать из любой точки мира без настройки и обслуживания удаленного доступа и тонких клиентов – сисадмин не нужен и простаивать во время его работы не приходится.

2. Нет привязки к конкретному компьютеру и флешкам с ключами для бухгалтерии, телекоммуникационных систем и клиент-банка. Это особенно удобно, когда ты аутсорсер и ведешь тучу клиентов.

3. Мощность компьютера не играет особой роли – главное иметь хороший интернет – все вычисления происходят на удаленных серверах.

4. Нет нужды регулярно устанавливать обновления, платить программисту и сисадмину, техподдержка обычно включена в тариф.

5. Данные лучше защищены: взломать локальную сеть компании проще, чем профессионально защищенные каналы. Физический вынос компьютера взломщиком или товарищем майором бесполезен, если сессия не активна.

В 2020 году с началом пандемии многие компании отказались от офиса. По оценкам BCG, триста миллионов офисных работников по всему миру засели по домам. В таком раскладе работа с локальными программами стала большой проблемой. Мировой тренд развития облачных бухгалтерий четкий – будущее за ними. Глобальный рынок облачных бухгалтерий и раньше неплохо рос, а теперь прогнозируется его рост на 5,9 % в год. То есть к 2025 году рынок увеличится на четверть. Думаю, что это произойдет за счет сопоставимого снижения объема рынка локальных бухгалтерских решений.

Большинство облачных приложений имеют открытое API (Application Programming Interface) – интерфейс программирования приложений. Это набор правил, при помощи которых приложения обмениваются информацией. С помощью API обмениваются данными с другими сервисами: банками, онлайн-кассами, товароучетными и платежными системами. В банковской сфере API начали использовать еще в 1980-х годах, но широкое развитие для сопряжения любых приложений эти интерфейсы получили в 2010-х. Благодаря API мы можем оплачивать покупки через интернет, авторизовываться на сайтах через профили в соцсетях и даже вызывать такси по геолокации.

В России использовать API для обмена данными между бухгалтерией и банком первой стала компания «Моё дело». В 2011 году был налажен обмен платежными поручениями и выписками с ныне почившим Судостроительным банком. В 2014 году был запущен универсальный открытый API для интеграции с банками. Вскоре по следам «Моего дела» пошли конкуренты, и сейчас автоматический обмен данными с банком – стандарт работы большинства облачных бухгалтерий. Отличаются только количество интеграций и качество их работы.

Чтобы пояснить, как работает передача данных по API, расскажу, как выглядит типичное утро работающего с банком бухгалтера в большинстве компаний:

1. Кофе.

2. Выгрузка выписки из клиент-банка.

3. Загрузка выписки в бухгалтерскую программу.

4. В течение дня один или несколько раз обратная процедура с выгрузкой платежек в клиент-банк.

5. Еще кофе.

В это время бухгалтер работает оператором GUI (Graphical User Interface) – графических интерфейсов двух приложений. И пьет слишком много кофе.

Выгружать данные из одной программы и загружать в другую – не та работа, которая требует квалификации бухгалтера. Она вообще не требует участия человека. Вот как выглядит утро бухгалтера, который работает на современном софте, обменивающимся данными с банком через API:

1. Кофе – куда ж без него.

2. Выписки уже выгрузились автоматически, проводки сформированы, книги учета доходов и расходов у спецрежимников заполнены. Для последнего используются правила распознавания назначения платежа, которые основаны на технологиях машинного обучения (расскажу о них в следующем разделе). Платежки формируются в бухгалтерской программе и из нее же отправляются в банк.

Экономия времени для небольшой компании в среднем от десяти минут до часа – в зависимости от количества расчетных счетов и операций по ним. Это в день. А в год, соответственно, от двух до двенадцати дней. Работодатель не платит за операторскую работу по ставке бухгалтера, а бухгалтер может успевать больше. Сильнее всего сэкономить получается группам компаний и бухгалтерам, которые обслуживают нескольких клиентов.

API в бухгалтерии используется не только для интеграции с банками – через них можно «подружить» любые приложения. По опыту, наиболее востребован обмен данными с онлайн-кассами, CRM, платежными и товароучетными системами. Принцип тот же: никакого ручного ввода, никаких промежуточных выгрузок – данные из сервисов попадают сразу в учет. И никаких чудес: просто из процесса передачи данных исключили самое слабое звено – человека.