Быть секретарем руководителя фирмы

Деятельность секретаря на фирме начинается с вводной беседы руководителя, который обычно достаточно подробно рассказывает о стиле и методах своей работы, формулирует основные требования, которые он предъявляет к секретарю. Нередко руководителю и секретарю установить нужный деловой контакт удается не сразу и обоим требуется время и терпение.

При первой встрече с руководителем или должностным лицом высокого ранга секретарь обязан встать и поздороваться (женщина может не подавать руки, если она этого не желает).

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря.

К руководителю фирмы часто обращаются по конкретным вопросам, требующим при их рассмотрении дополнительной информации. Секретарь имеет возможность и обязан в предварительном разговоре тактично выяснить суть вопроса, с которым пришел посетитель, и в случае необходимости попросить соответствующие подразделения подготовить материалы, которые могут понадобиться руководителю при решении вопроса во время приема посетителя.

Нередко оказывается, что посетитель пришёл к руководству просто потому, что не знает, к кому обратиться. В таких случаях секретарь должен избавить и посетителя, и руководителя от бесплодной беседы и прямо направить его в соответствующий отдел к компетентному сотруднику.

Важное значение имеет сочетание рабочего ритма руководителя (директора) и секретаря. Такой ритм задает администратор. Выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Секретарь в силу своего положения должен изучать особенности характера, системы мышления, манеры поведения, разговора, логики принятия решений своего начальника. Без этого он просто не сможет помогать своему руководителю, а, следовательно, не будет соответствовать своему предназначению. Руководитель, исходя из индивидуальных особенностей секретаря, должен помогать ему повышать свой профессиональный уровень, совершенствовать стиль работы, всесторонне развиваться.

Синхронность рабочего ритма секретаря и руководителя подвергается испытанию, когда начальник временно отсутствует, и секретарю приходится работать с его заместителем. Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значении в деятельности всей организации.

Ответственность секретаря велика уже потому, что он является личным организатором руководителя и решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и что можно переадресовать другим сотрудникам.

В некоторых случаях секретарь может выступить в качестве руководителя, и здесь важно уметь давать четкие задания. При этом необходимо ясно представлять действующие нормы и уметь рассчитывать сроки исполнения даваемых поручений.

Спокойная деловая обстановка также во многом зависит от хороших отношений секретаря с техническим персоналом; большое место в его личных связях занимают контакты с другими секретарями. В отношениях со своими коллегами секретарь не может допускать разглашения конфиденциальной информации. В разговорах с работниками всех уровней секретарю следует воздерживаться от обсуждения сплетен и пустой траты рабочего времени. При встрече с руководителями и другими работниками организации во время проведения общественных мероприятий секретарю не следует вести разговоры о своей работе, следуя мудрому правилу: не смешивать служебные вопросы с вопросами личной жизни и общественной деятельности.

Порой секретарю приходится заниматься сразу несколькими делами и одновременно отвечать на вопросы посетителей. Поэтому он должен научиться хорошо владеть своими чувствами и настроением, а также самоограничивать себя. Хочется обменяться мнениями с подругой по телефону. Не терпится обсудить с приятельницами по работе фасон нового платья. Хочется поговорить с коллегой о новом зарубежном фильме, роль главного героя в котором исполняет очень и очень красивый актер. И все это можно сделать, но необходимо контролировать себя. Помнить: делу – время, потехе – час. Одной-двух минут вполне достаточно для того, чтобы условиться с подругой о встрече вечером, после работы. О новом фасоне платья или новом кинофильме можно всласть поговорить во время перерыва на обед.

Надо уметь энергично, но корректно прервать затянувшуюся беседу с сослуживцами или уметь отказаться от интересного предложения, зная, что даже пятиминутное отсутствие секретаря в офисе может нанести ущерб делу.