Быть секретарем руководителя фирмы

Хороший секретарь умеет четко и быстро отвечать на телефонные звонки, принимать и записывать телефонограммы, организовывать встречи с необходимыми партнерами, наводить справки, которые требуются начальству, контролировать исполнение поручений, данных руководителем сотрудникам фирмы, участвовать в организации и проведении презентаций, торжественных мероприятий и т. д.

Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. Секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная начальнику, даст ему возможность подготовиться к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно. Если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона. В случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т. д.) секретарь должен сообщать фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника.

Звонить по домашнему телефону сотрудникам по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости.

Руководитель должен постоянно информировать секретаря обо всех своих делах, чтобы секретарь мог максимально помочь ему, а также уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть и непунктуальным.

Даже самый замечательный руководитель иногда бывает в плохом настроении, может сорваться, обидеть. И далеко не всегда это реакция на ваш профессиональный промах. Умение психологически ограждать себя от незаслуженных обвинений шефа – необходимое качество секретаря. Должна быть сильная внутренняя защищенность. Настоящий секретарь всегда спокоен и рассудителен – никаких всплесков эмоций и беспорядочных действий. На уравновешенного человека хочется положиться, и, наверняка, руководитель по достоинству оценит эти качества.

Как известно, доброе слово и гнев побеждает, а любезность всегда действует обезоруживающе. Кстати, конфликтовать – это вовсе не значит скандалить.

Замечено, что преуспевающие люди всегда находят язык с окружающими и никогда не паникуют заранее, если сталкиваются с новой проблемой. Как правило, они никогда не говорят, что незнакомы с чем-либо или им что-либо не по силам. Вместо этого преуспевающие люди обычно говорят что-либо вроде: «С этим делом придется разобраться» или «Здесь необходимо как следует подумать». Секретарь, думающему о своей карьере и успехе, необходимо развивать именно такой оптимистический подход. Не следует забывать, что секретарь должен всегда находиться как бы «в тени» своего шефа. Если секретаря это не расстраивает, то проблем не возникает. Но если секретарь является прирожденным лидером и предпочитает быть, что называется, первой скрипкой, у него могут возникнуть сложности во взаимоотношениях с руководителем и потому ему необходимо почаще советоваться с шефом.

Для того, чтобы уметь ладить с любым руководителем, секретарю необходимо знать наиболее распространенные ошибки, характерные для них.

Организация секретарём приёма руководителем посетителей

Очень важную роль в работе секретаря играет формирование отношений с посетителями. Посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Посетителей обобщенно можно классифицировать по следующим группам:

– сотрудники сторонних организаций;

– сотрудники, принимаемые по текущим вопросам;

– сотрудники, принимаемые по личным вопросам;

– командированные;

– делегации.

О вышестоящих представителях секретарю следует докладывать лично. При этом, безусловно, желательно назвать их фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.

Важно иметь в виду, что прием посетителей из сторонних организаций обязательно должен быть заранее подготовлен секретарем:

– ему назначается время приема, согласованное с руководителем и удобное также и для посетителя;

– в журнале приема посетителей (рукописном или компьтерном) производится соответствующая запись;

– руководитель информируется о вопросе, который будет решаться во время встречи с посетителем.