Делопроизводство для секретаря

В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.

Правила цитирования.

Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:

1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;

2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;

3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Личные имена.

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.

Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

– индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;

– индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;

– имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.

Со строчной буквы пишутся:

– имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.

Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

• В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

• В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;

• Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.

Глава 4. Бланки документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.