Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Из всего спектра вопросов этой темы при написании письма для нас наиболее важными являются два.

1. Какое количество информации/объектов человек способен удерживать в поле своего внимания? Сколько идей он может запомнить за один раз?

2. Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Пойдем по порядку вопросов.

Какое количество информации/объектов человек способен удерживать в поле своего внимания? Сколько идей он может запомнить за один раз?

Это количество, увы, ограничено.

Представьте себе следующую ситуацию[3].

Муж собирается в магазин и говорит жене:

– Пойду куплю себе журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?

– Ужасно хочу винограда, – отвечает жена, пока муж направляется к шкафу за одеждой. – Да, и купи еще молока.

Муж достает из шкафа пальто, а жена идет на кухню.

– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки тоже нет!

Муж надевает пальто и направляется к двери.

– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!

Он открывает дверь и слышит:

– И масла!

Он спускается по лестнице, и до него доносится:

– Яблок!

Он садится в машину:

– Сметаны!

– Это все?

– Спасибо, дорогой!

Как вы думаете, с какими покупками вернется домой муж?

Конечно, вариантов может быть много: с журналом и сметаной, с журналом и виноградом, с журналом, виноградом, апельсинами и яблоками.

При этом бесспорным является одно: вероятность того, что покупки будут точно соответствовать запросу, сомнительна.

Учеными установлено, что количество предметов, образов, идей, которые человек способен запомнить за один раз, ограничено.

Человек не может удержать в кратковременной памяти больше семи предметов плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие только пять.

Что делать, если количество информации явно превышает усваиваемый объем?

Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, для того чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы.

И если обратиться к нашей недавней ситуации с супругами, то мужу для того, чтобы запомнить все заказанное женой (восемь объектов), необходимо установить между ними какую-то логическую связь.

Цепочка из восьми предметов:

виноград, молоко, картошка, морковь, апельсины, масло, яблоки, сметана.

может выглядеть более компактно и удобно для восприятия и запоминания, если ее сгруппировать, например вот так (рис. 5).

Рис. 5. Объединение предметов в смысловые блоки

Все предметы объединены в смысловые блоки, и их графическое оформление образует подобие пирамиды.

Этот принцип получил название «Пирамида Минто» (по имени его автора Барбары Минто). В его основе – подача информации в виде схемы, где информационные объекты сгруппированы в логические блоки и могут подаваться от общего к частному и наоборот.

Чем пирамида Минто может быть полезна при написании делового письма?

Положения пирамиды Минто в электронном письме

Во-первых, безусловно, важно контролировать количество информации, которую человек способен воспринять и запомнить. Это универсальный закон, который всегда нужно учитывать при обмене информацией.

Во-вторых, полезно подавать информацию в формате логических смысловых блоков: от общего к частному или наоборот. Это действительно существенно облегчает ее понимание и запоминание.

Давайте посмотрим, как выглядит недавняя ситуация с покупками в формате электронного письма.

Письмо о покупках

Date: Моп, 10 Oct 2011

From: жена

То: муж

Subject: Перечень покупок

Дорогой!

Сообщаю тебе, какие покупки нам необходимо сделать в магазине.

Пожалуйста, купи:

Овощи: картошку, морковь.

Фрукты: виноград, апельсины, яблоки.

Молочные продукты: молоко, сметану.

Хлебобулочные изделия: белый хлеб в нарезке, черный «Бородинский».

Напитки: минеральную воду, яблочный сок.

Буду тебе очень благодарна, если ничего не забудешь и не перепутаешь.

Будет здорово, если успеешь вернуться к 20:00!

С любовью, Катя.

Примечание: уверена, что вы сразу увидели три точки внимания (тему, фразу-анонс, финал письма).

Но нас сейчас интересует логика и оформление основной части.

Что о ней можно сказать?

1. Основная часть построена по принципу логических смысловых блоков (от общего к частному).

2. В ней использованы графические средства подачи информации (абзацы, нумерация, заголовки).

Адаптировав идею Минто к формату электронного делового письма, я предлагаю вам использовать в работе принцип, который я уже назвала ранее, – принцип 5×5.

Принцип 5×5