Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

5. В появившемся окне задайте параметры писем, которые вы хотите видеть в своей папке. Например, если вы собираете все письма от определенного человека, нажмите кнопку «От» и выберите нужный адрес электронной почты. Если собираете все письма по проекту – впишите кодовое слово проекта в графу «Искать текст в поле «Тема» (естественно, чтобы пользоваться такой возможностью, вы и ваши адресаты должны всегда использовать определенное название проекта в темах относящихся к проекту писем).

Автоматическое форматирование сообщений

Чтобы лучше ориентироваться в приходящих сообщениях, бывает полезно настроить их автоматическую раскраску в определенный цвет. Например, письма от руководителя выделять синим, письма по определенному приоритетному проекту – красным, и т.п.

Для этого нужно задать правила автоформатирования писем. Это делается так же, как автоформатирование задач (подробно описанное в главе 2). Вы задаете Outlook шрифт для форматирования сообщений и условия, позволяющие понять, что именно нужно так отформатировать. Попробуем настроить Outlook так, чтобы письма от руководителя выделялись строгим синим цветом (или от любимого человека – красивым зеленым).

1. В папке «Входящие» кликните правой кнопкой мыши на сером поле «Тема» над письмами и выберите в контекстном меню пункт «Настройка текущего представления» (в Outlook 2003 «Изменить текущее представление»).

2. В появившемся окне нажмите кнопку «Автоформат».

3. Появляется окно «Автоматическое форматирование». Нажмите «Добавить», назовите добавленное правило «Письма от руководителя – синим». Затем нажмите кнопку «Условие».

4. В появившемся окне «Отбор» нажмите «От».

5. В появившемся окне «Выбор имен» выберите или введите адрес руководителя и нажмите «ОК».

6. Нажмите «ОК» в окне «Отбор». Произойдет возврат в окно автоматического форматирования. Нажмите «Шрифт».

7. Выберите синий полужирный.

8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню. Письма от руководителя выделятся синим цветом.

Аналогично можно настроить выделение цветом писем, относящихся к какому-либо проекту. Для этого вам необходимо условиться с коллегами, что темы относящихся к проекту писем начинаются со строго определенного слова – краткого названия проекта. Например: «Альфа-лизинг: вопросы к переговорам в пятницу».

Чтобы раскрасить все такого рода письма, в условиях автоформатирования мы зададим «Искать текст «Альфа-лизинг:» в поле Тема».

Иногда хочется настроить автоформатирование по нескольким признакам сразу – по проекту, человеку, категории и т.п. В таких случаях, если правила автоформатирования конфликтуют (например, одно пытается раскрасить письмо в красный цвет, другое – в зеленый), приоритет будет отдан тому, которое стоит ближе к началу списка правил. Поэтому можно применить маленькую хитрость: например, письма от руководителя выделять крупным шрифтом, а по приоритетному проекту – красным цветом

. Тогда письмо от руководителя по приоритетному проекту окажется одновременно и крупным, и красным.

Вставка в письма готовых блоков текста

Кроме автоматической раскраски сообщений полезно автоматизировать создание текстов некоторых писем. Например, стандартный ответ на резюме соискателя с приглашением на собеседование. Для того чтобы вставлять готовый типовой текст, можно использовать функцию подписи.

1. Зайдите в меню Сервис/Параметры.

2. В открывшемся окне щелкните вкладку «Сообщение», а на ней – кнопку «Подписи».