Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

1. В колонке справа от той, в которую из Outlook скопировался столбец «Конец», введите формулу: ячейка равна ячейке из столбца «Конец» минус ячейка из столбца «Начало». На нижеследующем рисунке это означает: в ячейке H2 ввести формулу «=D2-C2». Таким образом мы вычислим длительность нашей дневниковой записи.

2. Кликните на этой ячейке с длительностью правой кнопкой мыши, выберите в появившемся меню «Формат ячеек».

3. В появившемся окне выберите формат «Время – 13:30».

4. Скопируйте эту ячейку на весь столбец.

Итак, мы получили столбец (на рисунке – столбец Н), в котором вычисляется длительность каждой дневниковой записи. (К сожалению, воспользоваться для наших целей готовым столбцом «Длительность» из Outlook затруднительно, так как кроме цифр он содержит словесные обозначения единиц времени («час.», «мин.»), которые препятствуют автоматической обработке данных.)

Теперь с полученными данными можно делать все что угодно: суммировать, отслеживать подневную или понедельную динамику… Каждый день простым копированием данных из дневника в уже настроенную таблицу Excel вы будете получать обновленные данные по вашей работе над «слоном» и сравнивать общее потраченное время с желаемым.

При этом, что очень важно, на основе данных дневника вы будете точнее знать примерное или среднее количество времени, требуемое на разные задачи. Практика показывает, что даже задачи творческого характера, труднопредсказуемые, вы будете планировать и бюджетировать гораздо более реалистично, имея опыт их хронометража.

Полезности для руководителя

С помощью «Дневника» в корпоративном использовании Outlook вы сможете:

– узнать, на что ваши сотрудники тратят рабочее время;

– реалистично планировать бюджет времени на различные задачи и направления на основе данных хронометража;

– фиксировать любые взаимодействия с клиентом (встречи, телефонные звонки, подготовку коммерческих предложений) и анализировать расходы времени на различных клиентов и различные направления.

Краткие итоги

1. Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» – для самоконтроля и самомотивации.

2. Используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель.

3. Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела.

4. Копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля.

5. При планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике».

6. Культура мысли

«Для многих людей и культур одной из высших ценностей является творчество. Творец – любимец богов, достойный принятия небесного огня и несущий его людям. Творец, будь то композитор, художник, архитектор, поэт, – создает в этом мире божественную гармонию, возвышающую и просветляющую мир».

Материализуйте ваши идеи в разделе «Заметки»

Одной из высших человеческих ценностей является творчество. Творец – любимец богов, достойный принятия небесного огня и несущий его людям. Творец – будь то композитор, художник, архитектор, поэт – приносит в мир возвышающую и просветляющую гармонию.

Что такое творчество, как оно устроено, можно ли алгеброй гармонию поверить – этот вопрос всегда тревожил умы и души.

Спорить об этом будут до тех пор, пока существует само творчество. Несомненно лишь одно: никакой гений не создает великое произведение одним росчерком пера. Творчество – это всегда не только вдохновение, но и серьезная работа.

Каким бы талантливым ни был пианист, но, не играя по много часов в день, он не заставит зал затаить дыхание. Как бы величествен ни был замысел симфонии, но без толстого тома партитуры, детальнейшим образом расписанной для каждой группы инструментов, он так и останется лишь замыслом. Без сотен эскизов не будет великой картины. И так далее, какую бы область творчества мы ни взяли. Тщательная работа сама по себе не сделает человека гением и даже талантом. Но без нее и гений, и талант бесплодны.

«И свет его слился с небесным, вечным светом»