Читаем Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007 полностью

Чтобы настроить табличное представление, нужно знать, по какому признаку Outlook отберет в него интересующие вас сейчас встречи. Например, по синей метке «жесткое планирование» или по слову «тренинг» в поле «Тема». Будем считать, что ваши мероприятия, требующие подготовки, относятся к какому-то определенному типу (тренинг, командировка, выставка) и это слово обязательно присутствует в названии встречи. Разберем настройки на примере подготовки презентации.

1. Перейдите в раздел «Календарь».

2. В меню Сервис/Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно».

3. Из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления», перетащите их на панель инструментов.

4. Закройте все меню.

5. Нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.

6. В появившейся таблице нажмите «Создать».

7. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».

8. В появившемся меню нажмите кнопку «Отбор».

9. Введите слово «Презентация» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все меню.


Теперь, чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».


Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.

1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Конец» и выберите из контекстного меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося меню.

3. Появится окно «Новое поле». Введите имя: «Помещение – забронировать». Тип поля («да/нет») выберите из выпадающего списка. Формат поля оставьте предложенный по умолчанию – «значок». Нажмите «ОК».

4. Вы вернулись в меню «Выбор поля». В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.

Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».

5. Аналогично создайте и перетащите на панель поля «Слайды» и «Раздаточный материал».

Теперь, чтобы обозначить, что по какой-либо из презентаций забронировано помещение, достаточно кликнуть в окошке на пересечении столбца «Помещение – забронировать» и строки с названием соответствующей презентации. Появится галочка, обозначающая, что данный вопрос по этой встрече уже закрыт.


Создадим теперь поля более сложного формата – текстового и цифрового.

1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Тема» и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося окна «Выбор поля».

3. Появилось окно «Новое поле». Введите название: «Доп. материалы», из выпадающего списка ниже выберите тип поля «Текст». Формат оставьте по умолчанию – текст. Нажмите «ОК».

Перейти на страницу:

Похожие книги

36 стратегий для победы в эпоху конкуренции
36 стратегий для победы в эпоху конкуренции

В бизнесе давно принято оперировать военной терминологией, но теорию применения военного искусства в рыночных баталиях западный мир открывает только сейчас. И это при том, что на Востоке мудрость победоносных сражений, как на настоящем поле боя, так и в других аспектах жизни, сформулирована более двух тысячелетий тому назад. Сформулирована она в виде 36 стратагем — хитростей, уловок, обманных приемов, позволяющих достичь превосходства в любой сфере, в том числе и в бизнесе.Проанализировав без малого три сотни современных бизнес–кейсов сквозь призму стратагем, автор пришел к выводу, что эти стратагемы сегодня не только актуальны, но и представляют собой эффективные средства конкуренции и победы в сложных деловых ситуациях.Оригинальный стиль изложения, множество практических примеров, как современных, так и древних, делают эту книгу великолепным источником знаний для маркетологов и руководителей всех уровней.

Кайхан Криппендорф

Деловая литература / Маркетинг, PR, реклама / Финансы и бизнес
Искусство управления IT-проектами
Искусство управления IT-проектами

В отличие от множества трудов, посвященных руководству проектами и командами, в этой книге не проповедуются никакие новые учения и не превозносятся великие теории. Скотт Беркун считает залогом успеха практику и разнообразие подходов. В книге описываются основные сложности и проблемные ситуации, возникающие в работе менеджера проекта, даны рекомендации по выходу из них.Издание предназначено не только для лидеров команд и менеджеров высшего звена, но и для программистов, тестеров и других исполнителей конкретных проектных заданий. Также оно будет полезно студентам, изучающим бизнес-менеджмент, проектирование изделий или программную инженерию.Текст нового издания значительно переработан автором с целью добиться большей ясности, кроме того, книга дополнена новым приложением и более чем 120 практическими упражнениями.

Скотт Беркун

Деловая литература