Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

И здесь полезно помнить о двух моментах: фронтальной загрузке и структурности.

Фронтальная загрузка содержимого

Фронтальную загрузку можно описать как «сначала о главном»: всегда сообщайте цель письма как можно раньше. Это правило подходит для любого типа цифровой информации, но важнее всего оно в случае электронной почты. У получателей слишком много электронных писем, постоянно прибывают новые, так что при их написании особенно важна фронтальная загрузка цели сообщения. Пользуясь этим правилом для электронной почты, вы потом сможете естественным образом перенести его на всю остальную работу с битами.

Когда письмо попадает в почтовый ящик, первое, что видит его обладатель, – поле «Тема». Если оно не заинтересует получателя, у которого мало времени, то это будет единственная часть письма, которую он прочтет, прежде чем перейти к следующему. Чтобы увеличить шансы на то, что будет прочитан и сам текст письма, отправитель должен осуществить фронтальную загрузку содержимого. Поле «Тема» должно быть описательным, но при этом как можно более кратким.

Рассмотрим, к примеру, такой заголовок:

Тема: Все, что вам следует знать о предстоящих совещаниях в Чикаго

Хотя в целом этот заголовок описателен, загрузка здесь задняя: читатель поймет смысл, только прочитав все десять слов. Переписав заголовок в соответствии с правилом фронтальной загрузки, мы получим:

Тема: Совещания в Чикаго: расписание, повестка, указания

Этот новый вариант темы еще более описателен, а слов использовано меньше. Здесь имеется фронтальная загрузка наиболее важной информации («совещания в Чикаго»), и только затем происходит переход к менее важным вещам («расписание, повестка, указания»).

Фронтальная загрузка важна и при составлении самого текста письма. В нем следует четко указать цель сообщения, и притом как можно раньше – обычно в первом же предложении после приветствия. Письмо же должно быть как можно короче. Иными словами:

• излагайте в первую очередь самую важную идею;

• излагайте затем вторую по важности идею;

• если имеется и третья по важности идея, подумайте, нужна ли она в этом сообщении вообще;

• старайтесь побыстрее закончить письмо.

Длина письма имеет большое значение. Чем меньше времени уходит на чтение письма, тем больше у него шансов быть прочитанным[19]. Это подразумевает также, что следует по возможности избегать вложенных файлов. Если написать все сообщение в теле письма, получатель сможет ознакомиться с ним за один раз, а не открывать отдельное приложение. (О вложениях подробнее рассказывается в главе о форматах файлов.)

Подобным же образом, посылая вырезку из новостей, как описано в статье о медиадиете, постарайтесь отправить весь текст статьи вместе с URL, а не только URL. Хотя это и удлиняет письмо, пользователю будет легче понять, зачем оно написано, и для этого не придется открывать ссылку.

Ударная часть и поддержка

Прежде чем описывать структуру письма, соответствующую цифровой грамотности, дадим определение некоторым терминам. Во-первых, вместо того чтобы постоянно говорить о «наиболее важной идее» или «цели письма», я предпочитаю термин «ударная часть». Он удобно и кратко выражает ту концепцию, которой владеющие цифровой грамотностью пользователи должны придерживаться при создании битов. Ударная часть – основная идея всего сообщения, будь это электронное письмо, презентация или какой-то другой документ. (В других контекстах это может называться гвоздем, тезисом или ядром.) Собственно, любая информация – поле «Тема», абзац, веб-страница – может содержать ударную часть и обычно ее содержит.

Фронтальная загрузка – это, соответственно, как можно более раннее предъявление такой ударной части. И потом письмо должно как можно быстрее закончиться. Но тут не хватает звена, заполняющего место между ударной частью и концом сообщения. Недостающее звено – это поддержка, то есть любая информация, которая объясняет или подкрепляет ударную часть. Поддержка бывает необходима, например, если ударная часть носит провокационный характер и читатель должен убедиться в ее достоверности или если ударная часть непонятна и вообще требует толкования или объяснения.

Итак, чтобы быть дружелюбным к получателю, электронное письмо должно иметь следующий порядок элементов:

• тема с ударной частью;

• приветствие;

• ударная часть (переформулированная);

• поддержка;

• окончание.

(Конечно, некоторым письмам ни к чему приветствие или поддержка. Собственно говоря, иногда бывает достаточно письма, в котором есть только тема, с пустым телом письма. Но в любом случае имеющиеся элементы должны идти именно в таком порядке.)

В поддержке могут участвовать различные утверждения или аргументы, так что важно их четко сформулировать. Большой блок текста обычно здесь неуместен. Гораздо лучше для отображения многочисленных элементов поддержки подходит телеграфный стиль – с дефисами и пробелами.