Говори как английская королева / The Queen’s English and how to use it

Кого повысили?

The car collided with the van at the crossroads. It had to be towed away to avoid a traffic jam.

Какую именно машину отбуксировали?

МНОГОЗНАЧНЫЕ СЛОВА

Слова с двумя или более значениями могут поставить читателя в тупик относительно смысла послания. Например:

We dispense with accuracy.

It is practically done.

His action was sanctioned.

Часто понять написанное помогает контекст. По возможности отдавайте предпочтение однозначным синонимам, например, во втором примере лучше использовать almost вместо practically.

ДВОЙНОЕ ОТРИЦАНИЕ И ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ КОНСТРУКЦИИ

Старайтесь использовать конструкции без отрицания. Вместо A decision should not be delayed, можно написать: A decision should be made.

Избегайте множественных отрицаний, затемняющих смысл:

There is no reason to doubt that it is not true.

Служебная записка

ЦЕЛЬ

Цель служебной записки – возможно более лаконичным способом сообщить о чем-либо и побудить адресата к немедленному действию.

ВАЖНОСТЬ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

В большинстве организаций служебные записки являются неотъемлемой частью рабочего процесса. Необходимо передавать сообщения с указаниями, просьбами о предоставлении информации, подтверждениями договоренностей от сотрудника к сотруднику.

В некоторых случаях служебные записки более соответствуют цели, чем телефонные звонки или личное общение, например, когда возникает необходимость:

• передать точную информацию сразу нескольким людям;

• разослать подтверждение даты, времени и места встречи большому числу людей;

• зафиксировать в письменном виде информацию, действия или решения, достигнутые на встрече или конференции;

• документально подтвердить принятое решение или договоренность;

• сообщить информацию, стратегию, дать указания отдельному лицу.

ТЕМА

Служебная записка должна касаться только одной темы. Не объединяйте сообщения на разные темы в одну служебную записку, иначе получатель может что-то не заметить. Наше внимание избирательно, и мы нуждаемся в правильно расставленных приоритетах.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ

Информацию необходимо изложить в такой последовательности, которая позволит читателю легко понять суть послания. Служебная записка должна содержать следующие пункты:

• вступительное предложение или абзац, содержащее цель записки;

• отдельно выделенные основные пункты в виде простых понятных предложений. Более длинные служебные записки должны быть разделены на абзацы, каждый из которых освещает одно из положений;

• заключительное предложение, содержащее информацию о необходимых действиях и времени, когда их нужно предпринять.

Каждая служебная записка должна:

• содержать дату и порядковый номер (в случае необходимости);

• указывать на отправителя и получателя;

• содержать тематический заголовок;

• отражать каждый ключевой момент в отдельном абзаце;

• точно указывать, какое действие необходимо предпринять;

• содержать информацию о том, кто из сотрудников ответственен за выполнение поручения.

Письма

Существует большое разнообразие способов передачи сообщений в письменной форме – на бумаге традиционной почтой, по телефону с помощью факса или даже с помощью текстовых сообщений, а также по электронной почте. Какой бы способ вы ни использовали, развитые навыки письма всегда пригодятся, а приобрести их не так уж и сложно. Главное, пишите свое сообщение как можно более понятно.

Поскольку вы знаете, к кому обращаетесь, сделайте стиль своего письма максимально комфортным для адресата. Если вы получили старомодное, высокопарное послание в канцелярском стиле, вы не обязаны отвечать в том же духе. Пусть ваше письмо будет написано в простой доброжелательной манере – подайте хороший пример! Постарайтесь узнать получше своих читателей – наблюдайте, как они реагируют.

Главный компонент хорошо написанного письма – вежливость:

• отвечайте на письма безотлагательно;

• пишите имя и должность адресата без ошибок;

• будьте внимательны и искренни.

ПЯТЬ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ

Выражайте свои мысли ясно. Избегайте двусмысленности; следите за расстановкой знаков препинания; правильно употребляйте прилагательные и наречия.

Будьте лаконичны. Краткость подразумевает тщательный подбор слов; не используйте слов и выражений, которые не содержат дополнительной смысловой нагрузки и связаны с употреблением избитых клише; также откажитесь от жаргона и канцелярского стиля.