Читаем Избавь свою жизнь от хлама! полностью

Они бывают разных цветов, а в папках-регистраторах может быть несколько внутренних разделителей. Папки называют скоросшивателями, когда там нет внутренних разделителей, только крепления для бумаг внутри обложки. Регистраторы позволяют классифицировать содержание подкатегории в каждой папке, используя страницы для дальнейшего отделения различных типов документов друг от друга. В зависимости от количества подкатегорий подсчитайте, сколько разделителей (или страниц) вам необходимо.

Например, у вас пять различных кредитных карт, и вам присылают выписки для всех пяти. При использовании одной папки-регистратора с двумя внутренними разделителями (шесть возможных страниц) для хранения всех выписок каждый счет имеет свою страницу в папке.

Папка будет выглядеть следующим образом.


Кредитные карты 20XX (папка с файлами):

• American Express 21000 (страница 1):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Bank of America 4339 (страница 2):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Bank of America 7828 (страница 3):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Chase Continental 4399 (страница 4):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.

• Discover 6004 (страница 5):

▪ январский счет;

▪ февральский счет;

▪ мартовский счет;

▪ и т. д.


Каждая отдельная страница хранит лишь один конкретный счет, и все выписки расположены в хронологическом порядке от самой старой на дне к самой новой наверху. Теперь, вместо того чтобы перерывать все пять папок в поисках выписки со счета, нужно вытащить лишь одну папку из ящика, и в одной опрятной папке найдутся все пять счетов. Совершенство!

Разработка и применение системы поиска файлов

Теперь займемся разработкой системы архивации. На отдельной странице в блокноте перечислите названия секций (или категорий) для картотеки. Возьмите за образец мою, если хотите.

Отлично. Теперь на отдельных страницах перечисляйте папки (или подкатегории), которые должны храниться в каждой секции. Не старайтесь соблюдать какой-то порядок, пока просто записывайте все в столбик. Когда у вас будут реальные папки с файлами, загрузите их в ящики в алфавитном порядке.

Это не

бесполезная работа. Может, она и нудная, зато поможет сосредоточиться и получить удобную в использовании систему архивации. Она также позволит разработать и опробовать различные способы обозначения и организации папок, не тратя напрасно время и деньги на переименование папок и перепечатывание бирок.

Если у вас уже есть некая система архивации, соотнесите имеющиеся папки со списком, составленным ранее. Действительно ли данные папки охватывают все? Или они слишком специализированы?

Хотя совершенного способа обозначения нет, эти подсказки призваны помочь вам.

1. Ищите общее и уникальное в содержании каждой папки

Принцип «подобное к подобному» подразумевает, что все папки по страхованию должны находиться вместе. Их можно разбить на следующие категории: «Страхование автомобилей», «Медицинское страхование», «Страхование домовладельца». Общее у них то, что они содержат страховые полисы. Используя общие признаки, объединяйте их, а по уникальным признакам разделяйте.


Страхование:

a) авто;

б) домовладелец;

в) здоровье.


Теперь мы знаем, что все они хранятся под буквой С в секции «Страхование», а внутри — в алфавитном порядке.

2. Давайте папкам простые и структурированные имена: категория, год или дата (если нужно), подкатегория, любая дополнительная информация

Чем конкретнее название, тем лучше. Вместо того чтобы писать: «Наша поездка в Большой каньон с Бобом и Салли 20XX», попробуйте так: «Путешествие: 20XX, Большой каньон (Боб и Салли)».

Мы начинаем с категории «Путешествия». Затем год или дата: 20XX. Затем место назначения — Большой каньон. И любая дополнительная информация: здесь указаны попутчики Боб и Салли.

Старайтесь объединить однородные документы в одну папку.

Вместо того чтобы создавать серию отдельных папок, сделайте так:

Коммунальные услуги: 20XX: вода и канализация.

Коммунальные услуги: 20XX: газ и электричество.

Коммунальные услуги: 20XX: кабельное телевидение.

Коммунальные услуги: 20XX: мобильный телефон.

Коммунальные услуги: 20XX: телефон.

Используйте папку-регистратор с биркой «Коммунальные услуги: 20XX», в которой каждому коммунальному предприятию отведена своя страница. В качестве иллюстрации вернитесь к описанной выше папке «Кредитные карты 20XX».

Перейти на страницу:

Похожие книги

Городской Пассажирский Транспорт Санкт-Петербурга: Политика, Стратегия, Экономика (1991-2014 гг.)
Городской Пассажирский Транспорт Санкт-Петербурга: Политика, Стратегия, Экономика (1991-2014 гг.)

Монография посвящена актуальным вопросам регулирования развития городского пассажирского транспорта Санкт-Петербурга. Рассматриваются вопросы реформирования городского пассажирского транспорта в период с 1991 по 2014 годы. Анализируется отечественный и зарубежный опыт управления, организации и финансирования перевозок городским пассажирским транспортом. Монография предназначена для научных работников и специалистов, занимающихся проблемами городского пассажирского транспорта, студентов и аспирантов, преподавателей экономических вузов и факультетов, предпринимателей и руководителей коммерческих предприятий и организаций сферы городского транспорта, представителей органов законодательной и исполнительной власти на региональном уровне. Автор заранее признателен тем читателям, которые найдут возможным высказать свои соображения по существу затронутых в монографии вопросов и укажут пути устранения недостатков, которых, вероятно, не лишена предлагаемая работа.

Владимир Анатольевич Федоров

Экономика / Технические науки / Прочая научная литература / Внешнеэкономическая деятельность
Финансовый менеджмент
Финансовый менеджмент

Учебное пособие «Финансовый менеджмент» структурно представлено 4 главами. Первая глава посвящена рассмотрению теоретических основ финансового менеджмента, описанию финансовой системы, и системы информационного обеспечения финансового управления. В следующих главах рассматриваются подходы к финансовому управлению организацией: вопросы управления финансовыми результатами и рентабельностью, решения по оптимизации структуры капитала, принятие инвестиционных решений, управление долгосрочными и оборотными активами. Пособие разработано для обеспечения одноименной дисциплины вариативной части и предназначено для студентов всех форм обучения по направлению «Экономика», а также может оказаться полезным руководителям и специалистам различного уровня.

Владимир Владимирович Акулов , Денис Александрович Шевчук , Наталья Александровна Толкачева , Тамара Ивановна Мельникова

Экономика / Учебники и пособия для среднего и специального образования / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес