Избавь свою жизнь от хлама!

Кроме того, если вы уехали из офиса с коробками файлов, канцелярских товаров и личных вещей, устройство их в доме займет значительное время, и для этого понадобится немало сил. Если у вас есть несколько одинаковых семейных фотографий в рамках, лучше передарите или выбросьте эти снимки и отправьте лишнюю рамку на переработку. Принцип «подобное к подобному» предполагает совместное хранение канцелярских товаров, а лишнее отдайте коллегам. Если вы делаете бо́льшую часть своей работы онлайн и редко печатаете документы, сколько бумаги вам на самом деле нужно? Даже если она «бесплатная».

Как обустроить офис

Мебель

Самый большой и часто используемый предмет мебели в офисе — письменный стол. Поэтому установим или переставим мы его в самом начале. Не рекомендую сидеть лицом к двери.

У вас должен быть удобный стул с удобной спинкой и подлокотниками, который можно поднимать и опускать, особенно если вы планируете проводить много времени за столом.

Если у вас есть место для офисного шкафа или картотеки (я предпочитаю боковые шкафы) и вы целыми днями работаете с файлами, то было бы неплохо держать картотеку поблизости. Если некуда поместить этажерку, стеллаж или полки, попробуйте повесить их на стену. Они нужны для хранения справочников и канцтоваров, а также личных вещей.

Электроника

Удостоверьтесь, что у вас достаточно розеток и телефонных гнезд. Убедитесь в наличии устройств защиты от перенапряжения. Все электроприборы должны иметь защиту от перепадов напряжения. Чем меньше приборов воткнуто в розетку, тем менее вероятны короткие замыкания или перегоревшие лампочки.

Только из соображений экономии места я предлагаю по возможности приобрести многофункциональный принтер. Он займет меньше места, чем все приборы, необходимые для планшетного копирования, сканирования и передачи факсов. Если вам не нужна цветная печать, советую приобрести не струйный принтер, а лазерный: работает быстрее, и стоимость печати намного ниже. Если требуется цветная печать и стоимость печати не играет большой роли, то приобретайте струйный. Лазерные принтеры с цветной печатью продолжают дешеветь, но обычно печатают медленнее и по-прежнему дороги как сами по себе, так и в обслуживании.

Дам единственный совет относительно компьютеров: приобретите монитор с максимальной диагональю и разрешением, какой вы только можете себе позволить, с максимальной оперативной памятью на процессоре или ноутбуке. (Дополнительная оперативная память необходима для быстрой обработки множества задач одновременно.) Если вы не будете много играть или обрабатывать видеофайлы, небольшие изменения скорости процессора будут для вас несущественны. Но слишком маленькая оперативная память замедлит работу и будет вас постоянно раздражать. На этом не нужно экономить.

Освещение

Правильное освещение очень важно. Вам нужна настольная лампа для локальной подсветки и дополнительные лампы и (или) верхнее осветительное оборудование для общего освещения. Свет должен проникать во все углы, где можно сидеть и читать.

Архивация

Очень важно выбрать место для складирования документов и папок до того, как они попадут в шкаф. Запланируйте раз в день или в неделю время для архивации. Не думаю, что необходимо различать новые и уже отработанные бумаги. Если проект требует частого обращения к определенным папкам, удобнее держать их под рукой, чем вынимать и класть обратно в течение дня. Однако нужно иметь лоток или корзину для документов, готовых к архивации.

И снова почта

Возвращаемся к почте. Если помните, мы говорили о сортировке почты на основные категории.

• Счета.

• Просьбы.

• Приглашения и события (ограничения по времени).

• Прочитать и сохранить (включая личную переписку).

• Актуальные вопросы.

• Каталоги.

• Журналы и периодика.

Я предполагаю, что хотя бы месяц вы работали с почтой, как описано в главе 2. Если в офисе вы не разбирали корреспонденцию, то первым делом необходимо выделить для нее место. Учитывая, что бо́льшая часть информации для архива будет прибывать с почтой, разумно сортировать и обрабатывать ее в помещении офиса.

Мне абсолютно все равно, будут ли лотки для почты многоуровневыми, плетеными или проволочными, одинаковыми или разнокалиберными. Все, что меня заботит, — чтобы корреспонденция обрабатывалась последовательно, как описано в главе 2. Если есть возможность, нужно найти постоянное место для лотков. И вам не придется расставлять их каждый раз при обработке почты: они всегда будут на месте.

Канцелярские принадлежности