Избавь свою жизнь от хлама!

Во второй главе мы создали коробку контактов для всех обратных адресов из поступающей почты. Предлагаю все случайные визитные карточки, спичечные коробки и другие обрывки с наспех записанными телефонными номерами отправлять в этот лоток. И раз в неделю (или с другим интервалом) обязательно переписывайте хотя бы часть в бумажную или цифровую записную книжку либо добавляйте в адресную книгу.

Неважно, постоянно вы общаетесь с людьми и приносите домой визитки или редко обмениваетесь информацией, возьмите за правило добавлять примечания на обратной стороне, чтобы напомнить себе, кто, где и почему дал вам визитку. Например, вот так.

Стюарт: Рождество 20XX

Работал со Стивом: проект «Троян»

Жена: Салли

Если вы посещаете конференции или другие мероприятия, где активно общаетесь, возьмите пластиковый пакет и собирайте туда все визитки. Напишите на пакете название мероприятия и дату в качестве подсказок.

Многие мои клиенты, прежде чем вняли моим советам, были завалены случайными визитками от людей, которых не могли вспомнить. Это не только не приносит пользы, но и может сыграть против вас. Вы никогда не узнаете, есть ли в этой стопке люди, которым вы могли бы помочь или которые были бы полезны вам — упущенные возможности отправляются в мусорное ведро.

Комфорт для клиентов

Если вы встречаетесь с клиентами в домашнем офисе или в жилом помещении дома, важно поддержать профессиональную атмосферу вокруг рабочего места. Оберткам от продуктов, объедкам и прочим следам жизнедеятельности здесь не место. Необходимо также иметь под рукой все файлы, имеющие отношение к посетителям, или бланки, необходимые для работы. Еще один довод в пользу удобной и простой в обслуживании системы архивации — она действительно облегчит вам работу.

Время собирать

Вы уже проделали подобное упражнение с инструкциями по эксплуатации. Теперь пройдитесь по дому и соберите все оставшиеся документы, касающиеся работы офиса. Почта уже пристроена, равно как и инструкции, но повсюду по-прежнему лежат кипы документов. Давайте отправим их все в одну коробку, пока в случайном порядке. Шаг первый: их нужно найти. Шаг второй — рассортировать.

Сортировка, уборка и перепланировка

Что хранить, а что выбросить

Теперь, когда мы собрали беспризорные бумажки со всей квартиры, пришло время рассортировать их. Во-первых, отделить хлам и сразу же выбросить. Не стоит сожалеть о подобных бумагах.

• Рекламные листовки.

• Запросы, ходатайства, приглашения от благотворителых учреждений, которым не собираетесь помогать.

• Запросы, ходатайства, приглашения от фирм, к которым вы не имеете отношения и с которыми не собираетесь работать.

• Запросы, ходатайства, приглашения о событиях, которые вы не планируете посещать.

• Истекшие скидочные купоны.

• Истекшие гарантии и договоры на обслуживание, обязательно извлеките информацию о техподдержке или контакты изготовителей.

• Устаревшие ежедневники, планы (храните календари, ежедневники или другую документацию о своих деловых поездках, если вам нравится отслеживать этапы своей карьеры).

• Общая информация о счете, выписки, которые вы прочитали или не собираетесь читать.

• Поздравительные открытки без личных приписок.

• Чеки на товары, не облагаемые налогом (средства личной гигиены, продукты питания).

• Приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.

• Инструкции по эксплуатации для приборов, которых у вас уже нет.

• Инструкции по инсталляции уже установленных программ.

• Истекшие страховые полисы (после сравнения старых с новыми, чтобы убедиться, что страховка распространяется на те же случаи).

• Визитные карточки людей, которых вы не помните.

• Карты или атласы старше трех лет.

• Периодические издания и каталоги (не старше трех месяцев для периодических изданий; старые каталоги меняются на новые).

• Статьи (вырезки), если вы их не читали или не обращались к ним более двух лет (включая рецепты!).

• Дубликаты чего-нибудь (если не копируете для кого-то, то поместите их в «Актуальные вопросы» плюс конверт с именем получателя).

• Туристические брошюры (были вы там или нет, это не сувениры).

• Финансовые, банковские документы (проконсультируйтесь с бухгалтером).

▪ выписки, оплаченные чеки старше семи лет;

▪ ежемесячные или ежеквартальные выписки, отражающие все сделки за двенадцать месяцев;

▪ оплаченные чеки на личные расходы (храните оплаченные чеки от крупных покупок и все расходы, не подлежащие налогообложению, либо в течение срока годности товара, либо семь лет);

▪ неиспользованные чеки на закрытые счета.