Кадровый документооборот

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).

Приказ является основанием для расчета отпускных. На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Отпуск оплачивается заранее – не позднее чем за три дня до его начала.

Пример

На основании утвержденного графика отпусков ОАО «Мираж» работником кадровой службы был оформлен приказ от 25 июля 2010 г. № 140 о предоставлении очередного основного отпуска водителю Васильеву И.А… Очередной отпуск Васильеву И.А. будет предоставлен с 11 августа по 8 сентября 2010 г. на 28 календарных дней за период работы с 21 января 2009 г. по 20 января 2010 г.

Рассмотрим, как будет оформлен приказ о предоставлении отпуска Васильеву И.А. 

8.3. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска делается расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. Для этих целей предназначена записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1).

Ежегодный отпуск предоставляется работнику с сохранением его средней заработной платы. Средняя заработная плата рассчитывается по правилам, установленным в ст. 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Для определения суммы отпускных необходимо исчислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Данное правило используется при расчете отпускных всех работников, включая:

– работников, работающих на условиях неполного рабочего времени (п. 12 Положения № 922);

– работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени (п. 13 Положения № 922);

– совместителей (п. 19 Положения № 922).

Средняя заработная плата для оплаты отпусков в соответствии со ст. 139 ТК РФ определяется за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Вместе с тем работодатель в коллективном договоре или локальном нормативном акте может установить и другой расчетный период, если это не ухудшит положения сотрудников.

При исчислении средней заработной платы учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у работодателя.

В п. 5 Положения № 922 указаны периоды, которые не учитываются в расчете средней заработной платы.

Отметим, что суммы, начисленные за неотработанное время, также не включаются в расчет.