Кадровый документооборот

Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки, и так далее – должны создаваться на бланках документов. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады.

ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210× 297 мм) и А5 (148× 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации).

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

– центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

– флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

– общий бланк;

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• наименование организации;

• дата документа;

• место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

И при необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер документа и дату;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• место составления или издания документа.

При необходимости бланк имеет ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле.

Несмотря на то что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов, возможно, конкретизировать в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту.

1.4. Номенклатура дел

Номенклатура дел – это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы (иного подразделения, выполняющего ее функции).

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.