Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Кстати, существует 2 подхода к распространению потоков информации, материалов и пр.: «вытягивание»[211] и «заталкивание»[212]. «Заталкивание» подразумевает, что нечто производится и доставляется потребителю независимо от того, нужно оно ему в данный момент или нет. Часто это приводит к ненужной работе и другим проблемам. «Вытягивание» основано на том, что потребитель запрашивает нужную ему информацию, материал и т. д. по мере необходимости[213].

Ожидаемая реакция потребителя. Заполнение этого пункта придает смысл всей строке. Если реакция не определена, то, возможно, эта информация никому не нужна?

Пример 67. Сергей Багузин, операционный директор крупной ИТ-компании: «Чтобы участники проекта ощущали себя частью большого процесса, мы проводим периодические “летучки”. Обмен файлами, общение по mail или телефону не может заменить собрания. Такие мероприятия создают “нерв” проекта, чувство локтя, ощущение, что кто-то зависит от тебя и ты от коллег».

Пример 70. Любовь Малютина, маркетинг-директор, группа Societe Generale – Русфинанс Банк; консультант по маркетингу: «В моем текущем проекте, и из консалтингового опыта, у меня сложилась такая система коммуникаций:

1. Полноценные регулярные (и здесь главное слово – регулярные) собрания по проекту.

2. Их протоколирование

и рассылка протоколов всем участникам проекта (практика показывает, что люди просто забывают то, о чем договорились, и теряют время на вспоминание или выполнение того, что вообще от них не нужно).

3. Все коммуникации проекта – групповые. То есть все письма, касающиеся проекта, рассылать ответственным лицам проекта, и в копиях – тем, кто должен быть в курсе, как движется проект, чтобы понимали, когда будет пора включиться.

4. Все коммуникации проекта маркированы, т. е. тема писем по проекту не изменяется в ходе проекта и обозначена определенным образом в электронной почте, например, по названию проекта».

Практическое задание 68

Разработайте «План управления коммуникациями» своего проекта в виде вышеописанной таблицы.

Включите в него основные информационные потоки.

4.3.9. Сводный план проекта

Когда проект полностью спланирован, желательно зафиксировать эти планы в документе, который обычно называют «Сводный план проекта». В него входят WBS, календарный, ресурсный, финансовый планы проекта, план управления рисками, оргструктура, матрица ответственности и другие возможные документы.

Сводный план утверждается руководством компании и служит основой для последующего контроля проекта.

4.4. Реализация проекта

И вот вы полностью спланировали свой проект. Наступило время засучить рукава и приступить к его реализации. А значит, вам нужно:

• организовать его выполнение;

• контролировать и анализировать ход его выполнения;

• управлять изменениями.

4.4.1. Организация выполнения

Хотя это самый трудоемкий этап проекта, я не буду о нем много писать. Надо «просто» взять и сделать все то, что ранее запланировали.

4.4.2. Контроль проекта

Конечно, ни один проект не может успешно выполняться без контроля. У многих контроль ассоциируется с совещаниями, на которых грозный руководитель проводит «разбор полетов». Однако насколько эффективно «махать кулаками после драки»?

Чтобы управлять эффективно, нужно выстраивать систему контроля с самого начала разработки проекта и соблюдать ряд принципов.