Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

• «Листья» вашей WBS являются элементарными объектами контроля, т. е. мы декомпозируем проект до того уровня, до которого хотим его контролировать[214].

• Необходимо зафиксировать плановые значения (по объемам, срокам, финансам) для каждой работы проекта, чтобы в дальнейшем сравнивать с ними фактические цифры.

• Вам необходимо организовать процесс получения отчетных данных в удобной форме с заданной периодичностью.

• Система контроля должна быть прозрачна для вас, то есть вы должны понимать, что имеет в виду исполнитель или подрядчик, когда говорит, что сделал работу на 30 %.

• Вы можете применять как простой контроль (работа готова/не готова), так и детальный (любой процент выполнения от 0 до 100). Детальный контроль дает больше информации, но требует больше вашего внимания.

Таким образом, по ходу проекта вы отслеживаете фактические значения, анализируете и принимаете решения. Удобно, если ваша система выдает прогнозы по срокам выполнения работ и финансам[215].

Однако слишком усложненная система отчетности часто приносит больше вреда, чем пользы, поэтому всегда важен баланс между анархией на одном полюсе и громоздкой бюрократией на другом.

В одной вертикально-интегрированной компании главный инженер дочерней структуры был вынужден нанять помощника, чтобы успевать готовить отчетность для головной компании. Одному начальнику – в такой форме, другому – иначе. А на реальную работу оставалось меньше половины времени. Причем должности для помощника предусмотрено не было, и девушку взяли «как бы» рабочим.

В специализированные программы встроены удобные средства для отслеживания проектов. Так, к примеру, Microsoft Project позволяет наглядно видеть, какие работы идут с отставанием или опережением графика (рис. 53). Однако для того чтобы воспользоваться всем этим, необходимо до начала автоматизации формализовать управление проектами в компании, в том числе разработать и внедрить процессы по их контролю.

Рисунок 53. Контроль проекта в Microsoft Project

Контрольные точки

В плане проекта удобно назначать контрольные точки. То есть вы заранее планируете, что в некий день Х проконтролируете проект по таким-то параметрам.

Точки контроля рекомендуется ставить:

• на всех вехах;

• если в сетевом графике есть «гамак» (рис. 54);

• на работах критического пути;

• на работах с малыми резервами времени (их еще называют «субкритические»).

Рисунок 54. «Гамак»

При планировании точки контроля определяют следующие параметры:

• дату предполагаемого контроля;

• объект контроля (что контролируем);

• субъект контроля (кто контролирует).

Желательно, чтобы руководитель проекта не выступал контролером для всех работ лично, а, по возможности, делегировал это своим подчиненным.

• Параметры контроля и их численные измерители, целевые показатели, допустимые отклонения (если есть).

Параметр: Количество рабочих мест, оборудованных доступом к локальной сети

Измеритель: Штуки

Целевой показатель: 50.

• Тип

контроля:

– вертикальный итоговый. Руководитель контролирует итоги выполнения работы своими подчиненными;

– вертикальный предварительный. То же самое, только контроль осуществляют за некоторое время до предполагаемого окончания работы, чтобы еще можно было внести коррективы;

– вертикальный текущий. То же, только время контроля заранее не известно: руководитель «сваливается, как снег на голову». Это применяется для «взбадривания» сотрудников;

– горизонтальный. Контроль, встроенный в бизнес-процессы. Мы уже рассматривали его в п. 3.3.4.1 «Типичные ошибки в процессах» при обсуждении «вертикальных колодцев».

• Способ контроля:

– собственно контроль – это сравнение фактических результатов работы с плановыми по итогам ее выполнения;

– контроллинг – выявление существенных отклонений (нужно задать четкие критерии) и реакция только на них;

– мониторинг, когда некто непрерывно отслеживает ход выполнения заданной работы.

Мониторинг дает нам максимум информации о процессе, но требует много времени, контроль – наоборот. Как правило, для той или иной работы способ контроля определяют исходя из ее важности. Мониторинг применяют только для самых существенных операций.