Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.

Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.

Во время переговоров секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании. Протокол должен представлять собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.

Функции председательствующего

Задача председательствующего состоит в управлении потоком сообщений без подавления полезной дискуссии. Это может оказаться очень трудным делом в связи с необходимостью разрешения спорных вопросов. Для успеха председатель должен обладать тремя основными качествами:

– быть дипломатом;

– обладать напористостью;

– обладать организационными способностями.

До заседания председательствующий должен удостовериться в обоснованности рассматриваемых вопросов. Если вопросов недостаточно или невозможно присутствие основного персонала, следует отменить или отложить заседание. Если повестка дня переполнена, лучше убрать из нее ряд пунктов. Необходимо проверить место проведения совещания (заседания): количество мест для рассадки, достаточность освещения, температура воздуха в помещении. Если необходимо использование видеооборудования или иных вспомогательных материалов, они должны быть заранее подготовлены и пригодны к работе.

Председательствующему имеет смысл заранее прочитать все отчеты и доклады, чтобы иметь осознанное представление о главных вопросах предстоящей дискуссии.

Во время проведения заседания председательствующий должен вести строгий контроль времени, чтобы оно адекватно распределялось между всеми запланированными вопросами. Председательствующий может лишить слова любого, кто отклоняется от обсуждения текущего пункта повестки дня.

Если существует договоренность об окончании заседания к установленному времени, позаботьтесь о ее выполнении. Иначе к концу заседания, вероятнее всего, не останется кворума, поскольку люди начнут расходиться для выполнения своих обязанностей. Старайтесь не оставлять никаких неопределенностей, тем более если по рассматриваемым вопросам необходимо начинать выполнять согласованные действия.

Как председатель сохраняйте за собой право руководить ходом проведения переговоров. Если ваш коллега затянул свое выступление по времени, корректно прервите его. Для этого наилучшим образом подходит фраза «Благодарю. Вы очень точно изложили свою позицию». Останавливать партнеров нужно только в крайних случаях. Если нужно разрядить атмосферу делайте это. «Кажется мы созрели для перерыва на кофе». В конце рабочего дня подведите основные итоги и выразите уверенность в плодотворности работы на следующий день.

После проведения заседания председательствующий должен убедиться в правильности составления и своевременности его рассылки.

Успешно проводимые переговоры могут, как информировать, так и мотивировать присутствующих. Для того, чтобы проанализировать поведенное совещание или заседание можно воспользоваться следующими вопросами:

– Какими были цели?

– Как по ним проходило общение?

– Были ли они достигнуты?

– Как управлялось совещание (заседание)?

– Какие наилучшие и наихудшие аспекты совещания (заседания) вы можете отметить?

– Как вы чувствовали себя до, во время и после совещания (заседания)?

Участвуя в переговорах в качестве члена делегации, действуйте в рамках своей профессиональной компетенции. Не позволяйте себя перебивать, но и не допускайте подобного по отношению к коллегам. Выступайте аргументировано, не спешите, соотносите эмоциональную окраску своего выступления с настроем аудитории. Избегайте торопливых и поверхностных суждений относительно предложений оппонентов. Не акцентируйте внимания на расхождениях, если они не столь принципиальны. Чаще подчеркивайте, что вас объединяет, а не что вас разъединяет. Свое несогласие выражайте аргументировано и конструктивно.

Определение собственных интересов