Компьютер для бухгалтера

При работе с таблицами нередко возникает необходимость подведения промежуточных итогов (например, в таблице с данными за год целесообразно рассчитать поквартальные промежуточные итоги). Это можно сделать, например, используя штатный механизм формул. Однако такой вариант может оказаться достаточно громоздким и не совсем удобным, ведь потребуется выполнить целый ряд действий: вставить в таблицу новые строки (столбцы), создать необходимые формулы и т. д. Поэтому для расчета промежуточных итогов целесообразно воспользоваться специально предназначенным механизмом, который реализован в Excel.

Внимание

Чтобы расчет промежуточных итогов с помощью данного механизма был корректен, необходимо соблюдение следующих условий: первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные строки – однотипные данные. Кроме этого, в таблице не должно быть пустых строк либо столбцов.

В первую очередь нужно выделить таблицу, в которой должны быть рассчитаны промежуточные итоги. После этого следует перейти в режим настройки расчета промежуточных итогов – для этого на вкладке Данные предназначена кнопка Промежуточные итоги. При нажатии на нее открывается окно Промежуточные итоги, изображенное на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Настройка расчета промежуточных итогов

В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.

• При каждом изменении в – в данном поле из раскрывающегося списка (в список включены названия всех столбцов таблицы) нужно выбрать название столбца таблицы, на основании данных которого будет делаться вывод о необходимости добавления строки промежуточных итогов. Чтобы было понятно, каким образом обрабатывается значение данного поля, приведем конкретный пример. Допустим, что нужный столбец называется Наименование товара; первые три позиции в нем занимает товар Брюки, следующие четыре позиции – Туфли

, следующие две позиции – Майки (все однотипные позиции различаются только по цене). Если в окне настройки расчета (см. рис. 3.14) в поле При каждом изменении в выбрать значение Наименование, то в таблицу будут добавлены строки с итоговыми данными отдельно по всем брюкам, всем туфлям и всем майкам.

• Операция – здесь из раскрывающегося списка выбирается тип операции, которая должна быть применена для расчета промежуточных итогов. Например, можно рассчитать сумму, произведение, вывести среднее значение, найти минимальное либо максимальное значение и др.

• Добавить итоги по – в данном поле путем установки соответствующих флажков следует определить столбцы таблицы, по которым должны быть рассчитаны промежуточные итоги. Например, если в нашем примере в состав таблицы помимо столбца Наименование товара входят еще столбцы Количество

и Цена, то целесообразно установить только флажок Количество (названия флажков аналогичны названиям столбцов таблицы), поскольку расчет промежуточных (да и общих) итогов по столбцам Цена и Наименование товара не имеет смысла.

• Заменить текущие итоги – данный флажок следует установить в случае необходимости замены имеющихся промежуточных итогов новыми. По умолчанию данный флажок установлен.

• Конец страницы между группами – при установленном данном флажке после каждой строки промежуточных итогов будет автоматически вставляться разрыв страницы. По умолчанию данный флажок снят.

• Итоги под данными

 – если установлен этот флажок, то итоговые строки будут располагаться под соответствующими группами позиций, а если снят, то над ними. По умолчанию данный флажок установлен.

• Убрать все – при нажатии на данную кнопку из таблицы будут удалены все имеющиеся строки с промежуточными итогами, с одновременным закрытием окна настройки параметров расчета.

Нажатием кнопки ОК завершается процесс настройки расчета промежуточных итогов. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета.

Настройка доступа пользователей к рабочей книге

В программе реализована возможность разграничения прав пользователей на доступ к рабочим книгам Excel. Сущность ее заключается в том, что для каждой рабочей книги можно отдельно настроить параметры доступа, что позволяет решить следующие задачи:

• обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации;

• защита данных от несанкционированного и неквалифицированного доступа и как следствие – сохранение ее целостности;