Компьютер для бухгалтера

Если установлен флажок фильтры, то вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически сохранены настройки фильтрации, для перехода к которым предназначена кнопка Фильтр, находящаяся на вкладке Данные.

После того как всем параметрам в окне Управление доступом к файлу (см. рис. 3.15) присвоены необходимые значения, нужно для их сохранения нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.

Практический пример создания бухгалтерского документа

Далее мы рассмотрим конкретный пример использования программы Excel для создания бухгалтерских документов и проведения расчетных операций.

Постановка задачи

Предположим, что нам нужно сформировать ведомость, в которой будет отражена выручка от реализации продукции в разрезе видов продукции за первый квартал года. При этом:

• по строкам таблицы будет показана информация о видах продукции, по столбцам – о периодах времени;

• по каждой товарной позиции нужно указать сумму налога, которая составляет 5 % от выручки;

• однотипные товарные позиции должны быть объединены в группы;

• по каждой группе товаров необходимо вывести промежуточные итоги;

• итоговые данные о выручке и о налоге, исчисленном от выручки, необходимо вывести в конце таблицы.

Для примера рассмотрим три группы товаров: Соки,

Шоколад и Игрушки.

В группу Соки включим следующие товарные позиции: Яблочный, Сливовый и Томатный, в группу Шоколад – позиции Марс, Сникерс и Твикс, а в группу Игрушки – позиции Конструктор, Кубики и Мяч. Эти позиции и будут расположены по строкам таблицы. По столбцам будет показана выручка и налог за Январь, Февраль и Март

по отдельности.

Создание таблицы

В первую очередь нам нужно нарисовать таблицу, состоящую из 9 строк и 8 столбцов. Выделите соответствующий диапазон, затем на вкладке Главная в разделе Шрифт откройте меню Все границы (его название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши) и выберите в нем пункт Все границы. В результате должна получиться таблица, изображенная на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Первый этап создания таблицы

Внимание

При изучении данного примера обращайте внимание на расположение таблицы в рабочей области интерфейса; рис. 4.1 специально приведен с линейками (слева и вверху), при помощи которых определяется точное месторасположение каждой ячейки – приводимое в дальнейшем описание примера и формулы будут основаны именно на таком позиционировании документа.

Теперь отформатируем ячейки шапки таблицы и введем названия ее столбцов.

Выделим ячейки В5 и В6, затем выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне (см. рис. 3.13) перейдем на вкладку Выравнивание.

На этой вкладке в поле по горизонтали из раскрывающегося списка выберем значение

по центру, в поле по вертикали – значение по высоте, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. После этого в объединенную ячейку введем с клавиатуры название столбца – Группа товаров. Результат выполненных действий показан на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Создание заголовка столбца

Теперь аналогичным образом объединим и отформатируем ячейки С5 и С6 и введем в объединенную ячейку заголовок столбца Наименование товара. При необходимости можно расширить границы столбца, чтобы его заголовок отображался полностью.

После этого выделим ячейки: D6, E6, F6, G6, H6

и I6, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание в поле по горизонтали установим значение по центру, после чего нажмем кнопку ОК. Затем в ячейках D6, F6 и H6 введем заголовок столбца Выручка, а в ячейках Е6, G6 и I6 – заголовок столбца Налог. В настоящий момент шапка таблицы будет выглядеть так, как показано на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Заполнение шапки таблицы