Компьютер для бухгалтера

В нижней части окна в поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за составление данного документа. Для этого нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите щелчком мыши нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать.

В поле Комментарий можно при необходимости с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Чтобы сохранить введенные данные, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S или кнопку Записать, расположенную справа внизу окна. Чтобы провести документ по учету, нажмите кнопку Провести.

Заполнение справочников на примере справочника контрагентов

Для хранения исходных данных предназначены специальные хранилища – справочники и классификаторы. Например, при формировании документа на отпуск товарноматериальных ценностей из них нужно будет взять как минимум следующие сведения:

• название организации, от имени которой оформляется документ (как правило, это название собственной организации);

• наименование контрагента по документу (которым является получатель ценностей);

• название склада, с которого отпускаются ценности;

• перечень отпускаемых ценностей.

Кроме этого, иногда требуется указать также договор с контрагентом, банковский счет организации и иные сведения, а для проведения документа по учету – счета бухгалтерского учета по дебету и кредиту. Все перечисленные параметры вводятся не с клавиатуры или еще какимто способом, а выбираются из соответствующих справочников (название контрагента – из справочника контрагентов, перечень отпускаемых ценностей – из справочника номенклатуры и т. д.).

Заполнять и редактировать справочники можно как перед началом работы с программой (сразу после установки и настройки), так и в процессе ее эксплуатации. Рекомендуется перед началом работы внести в справочники необходимый минимум сведений, а в процессе работы лишь дополнять и редактировать их по мере необходимости.

В общем случае порядок работы со справочником строится по следующему алгоритму:

• открытие окна справочника;

• переход в режим ввода новой или редактирования имеющейся позиции;

• ввод или редактирование необходимых данных;

• сохранение введенных данных.

Далее мы рассмотрим порядок работы со справочниками «1С: Бухгалтерия 8.3» на примере справочника контрагентов. В нем хранятся сведения обо всех субъектах хозяйствования, с которыми собственная организация имеет деловые контакты.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов нужно в разделе Покупки и продажи выполнить команду Еще → Контрагенты. Окно справочника, которое отобразится на экране, представлено на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Справочник контрагентов

Справочник имеет иерархическую структуру – отдельных контрагентов можно объединять в группы, которые, в свою очередь, могут являться элементами вышестоящих уровней иерархии – причем количество уровней вложенности не ограничено.

Возможность группировки контрагентов – довольно удобный механизм, поскольку позволяет разделить их по категориям (Поставщики, Покупатели,

Заказчики, Подрядчики, Прочие и т. д.).

При заполнении справочника рекомендуется вначале сформировать список групп, а затем заполнять группы позициями (контрагентами).

Чтобы добавить в справочник группу контрагентов, нажмите кнопку Создать группу либо комбинацию клавиш Ctrl+F9. В результате на экране отобразится окно ввода и редактирования группы контрагентов, изображенное на рис. 5.14.

Рис. 5.14. Ввод группы контрагентов

В поле Группа можно выбрать родительскую группу из числа созданных ранее групп. Для этого в данном поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать

либо клавишу Enter.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к создаваемой группе.

Завершается процесс добавления новой группы нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть либо Записать. В первом случае окно будет закрыто с одновременным сохранением введенных сведений, во втором – данные будут сохранены, но окно закрыто не будет.

При необходимости впоследствии можно отредактировать параметры любой введенной ранее группы – для этого нужно выделить ее в списке щелчком мыши, выполнить команду Еще → Изменить либо нажать клавишу F2, после чего в открывшемся окне (см. рис. 5.14) внести требуемые изменения.

Чтобы внести в справочник нового контрагента, нужно выделить щелчком мыши группу, в которую его необходимо поместить, и нажать кнопку Создать либо клавишу Insert. На экране откроется окно ввода и редактирования контрагента, изображенное на рис. 5.15.

Рис. 5.15. Режим добавления контрагента и корректировки данных о нем