Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista

Поиск определенного слова или фразы в большом документе является довольно непростой задачей, но ее можно значительно упростить, если воспользоваться командой Главная ► Редактирование ► Найти. В появившемся окне (рис. 5.20) введите искомый текст и нажмите кнопку Найти далее, после чего Word перейдет в нужное место документа и выделит искомое слово. Чтобы найти следующее вхождение искомого текста, снова нажмите кнопку Найти далее, а после достижения нужного результата нажмите кнопку Отмена для закрытия окна.

Рис. 5.20. Окно поиска фрагментов текста

Нередко возникает ситуация, когда в большом документе нужно заменить определенное слово или фразу. Например, представьте, что вы получили задание заменить во всем тексте этой книги сокращение «рис.» полным словом «рисунок». Если выполнять замену вручную, этот процесс может растянуться на часы или даже дни. С помощью Word вы сможете в считанные секунды справиться с заменой текста, действуя следующим образом.

1. Выполните команду Главная ► Редактирование ► Заменить.

2. В появившемся окне (рис. 5.21) введите искомый текст в поле Найти, а в поле Заменитьна – текста, которым следует заменить выделенный.

3. Нажмите кнопку Найти далее, после чего Word найдет и выделит первое вхождение искомого текст. Убедитесь, что программа нашла именно то, что вам нужно.

4. С помощью кнопки Заменить вы сможете выполнить замену найденного текста и перейти к следующему вхождению. Используйте этот вариант при необходимости проверить каждую выполняемую замену. В этом случае вы сможете отказаться от замены некоторых из найденных фрагментов, нажав кнопку Найти далее.

Рис. 5.21. Окно замены фрагментов текста

5. Если же вы уверены в том, что нужно заменить все без исключения найденные фрагменты, нажмите кнопку Заменить все

. Программа все сделает автоматически, после чего сообщит вам о количестве выполненных замен.

Автозамена и автоформат

Автозамена позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при вводе текста, например делать первую букву предложения прописной или исправить опечатку, в виде случайной перестановки букв в некоторых словах.

Чтобы узнать, какие именно ошибки будут исправляться автоматически, нажмите Кнопку«Office», в нижней части появившегося меню нажмите кнопку Параметры Word, затем выберите в списке пункт Правописание и щелкните на кнопке Параметры автозамены. В появившемся окне (рис. 5.22) вы можете отключить автоматическое исправление какой-либо ошибки, сняв соответствующий флажок. Если вы постоянно набираете определенное слово с одной и той же ошибкой, добавьте его в список автозамены: в поле Заменить введите ошибочный вариант, а в поле на – правильный, после чего нажмите кнопку Добавить

.

Кроме исправления ошибок Word будет автоматически изменять форматирование при вводе некоторых символов. Перейдя в окне Автозамена на вкладку Автоформат при вводе, вы сможете увидеть текущие настройки автоформата и при необходимости изменить их (рис. 5.23).

СОВЕТ

Если во время ввода текста вам нужно отменить автозамену для определенного слова, сразу же после ее выполнения нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа или сочетание клавиш Ctrl+Z.

Рис. 5.22. Параметры автозамены

Рис. 5.23. Параметры автоформата при вводе текста

Автосохранение документов

Если работа компьютера будет завершена аварийно, например в случае внезапного исчезновения питания или каких-либо сбоев, то все несохраненные изменения в документе будут утеряны и вам придется выполнять работу повторно.

Для уменьшения потери информации при возникновении подобных случаев Word выполняет автоматическое сохранение всех редактируемых документов через каждые 10 минут. После устранения аварийной ситуации следует просто запустить программу Word, и вы увидите список доступных копий документа и информацию о каждой из них (рис. 5.24). Щелкнув кнопкой мыши на значке нужной копии, вы можете просмотреть ее содержимое, после чего обязательно выполните сохранение наиболее подходящего варианта, поскольку все копии автоматического сохранения будут удалены при выходе из программы.

Рис. 5.24. Загрузка восстановленных копий документов после аварийного завершения работы

ВНИМАНИЕ

Автосохранение не является заменой обычного сохранения, оно служит только для восстановления данных после сбоев.

Практическая работа 30. Редактирование документа. Работа с фрагментами.