Квинтэссенция, или менеджмент для менеджеров

Управление временем подразумевает умение рационально использовать его, а не удлинение рабочего дня. Спокойно продумывайте, как лучше организовать работу, прежде чем приступать к ней. Будьте проактивными — не упускайте инициативу, предугадывайте ход событий и берите на себя ответственность за свое личное отношение к работе. По возможности распределяйте работу по важности, сложности и срочности. В любых ситуациях берегите здоровье и сохраняйте спокойствие, стремитесь избежать стрессов. Это придаст вам энергии и позволит сосредоточиться на выполнении поставленных задач. Используйте самое плодотворное лично для вас время (это может быть позднее утро или ранний вечер) для выполнения наиболее сложной и творческой работы. Легкую работу целесообразно выполнять в то время, когда ваша работоспособность падает.

4. Будьте организованными

Наведите порядок на рабочем столе и выработайте совершенную систему сбора и хранения информации. Не обрастайте документами: если вы испытываете сомнения по поводу нужности какого-то материала, выбрасывайте его. Храните только необходимые вам книги: те, к которым вы регулярно обращаетесь для справок или которые дороги по сентиментальным причинам. Используйте ежедневник и стремитесь делать два дела одновременно, например гладить и смотреть телевизор. И наконец, активнее используйте разнообразную оргтехнику (например, портативные компьютеры).

5. Не позволяйте другим людям растрачивать попусту ваше время

Наполняйте осмысленными занятиями время, которое уходит на ожидание и поездки для работы. Всегда имейте при себе какое-нибудь занятие. Избегайте ненужных встреч и, если это невозможно, используйте их в своих интересах. Сводите болтовню к минимуму, стараясь при этом никого не обидеть, Будьте твердым и научитесь говорить «нет». Пишите кратко и избегайте ненужного общения. Готовьте еду большими объемами и замораживайте ее. Избегайте постороннего вмешательства в вашу работу, держитесь подальше от телефона. Отстаивайте свое право на то, чтобы вас не отрывали от работы. Настраивайте других людей на рациональное управление временем.

6. Научитесь принимать решения

Будьте решительными, не тяните время, убедитесь в том, что вы располaгаете достаточной для принятия решения информацией. Выполняйте задачи правильно с самого начала и внимательно слушайте коллег, чтобы ничего не упустить. Решение самых неприятных задач в первую очередь — тоже разумный способ деятельности. Такой подход сокращает период волнений. Сохраняйте спокойствие: паника лишает мысль ясности и ведет к потере времени. И наконец, прежде чем приступить к практическим действиям, взвешивайте все «за» и «против» по отношению к предлагаемым вариантам действий.

7. Обращайте внимание на свой гардероб

Упростите свою одежду, ограничьте свой гардероб необходимыми вещами. И накануне вечером решайте, что вы наденете утром.

8. Составьте расписание на день

Ежедневно составляйте расписание своих дел, включающее следующие колонки.

• Время — сроки с интервалом в полчаса с момента подъема до того момента, когда вы ложитесь спать.

• Деятельность — что вы планируете делать каждые полчаса.

• Приоритетность

— пометьте важность каждого вида деятельности (А — чрезвычайно важно; В — важно; С — относительно важно).

• Эффективностъ — в этой колонке сделайте специальные пометки: насколько каждый вид деятельности помог вам в достижении поставленных целей.

Укажите причины неудачи или успеха.

Десять «нет» в области управления временем

1. Не забывайте о своих приоритетах.

2. Не теряйте времени.

3. Нe забывайте, что упущенное время никогда не вернется.

4. Не удовлетворяйтесь не самым лучшим.

5. Не тоните в бумагах.

6. Не ходите на ненужные встречи.

7. Не засиживайтесь за работой допоздна, если в этом нет особой необходимости.

8. Не забывайте, что отдых способствует долголетию.

9. Не тяните время.

10. Гордитесь не тем, как долго вы что-то делали. Радуйтесь тому, насколько хорошо вы это «что-то» сделали.

Мудрые изречения

«Наша жизнь растрачивается по мелочам. Живите проще, проще» (Генри Дэвид Торо. «Уолден»).

«Успех многих предприятий зависит от понимания того, как долго нужно ждать результатов» (Монтескье).

«С точки зрения распределения ресурсов времени религия не слишком эффективна» (Билл Гейтс).

«Пожалуйста, извините Сандру за опоздание. Она ждала автобус, который приходит без двадцати минут девять, но вернулась домой, чтобы зайти в туалет и опоздала на этот рейс» (записка родителя учителю).

«Время — деньги» (Бенджамин Франклин).

«Не теряй времени, ибо из него состоит жизнь» (Бенджамин Франклин).

«Мы производим Toyota не в моем кабинете!» (ответ президента компании Toyota своему британскому коллеге, который заметил, что тот проводит много времени вне кабинета).

«Если вы можете заполнить неумолимо уходящую минуту шестьюдесятью секундами активной деятельности, вам принадлежит Земля и все, что есть на ней» (Редьярд Киплинг. «Если»).