Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Подотчетные деньги

Все подотчетники на предприятии заведены как поставщики, которые получают деньги под отчет («оплата поставщикам»), а затем либо отчитываются документами (чеки на бензин, на закупленные товары и т. п.), либо возвращают деньги обратно в кассу («возврат денег от поставщика»).

В случае, когда подотчетник-менеджер по продажам берет деньги, а затем покупает товар не на рынке, а у юридического лица с предоставлением документов, создаются две проводки: возврат денег от поставщика-подотчетника оплата поставщику, на которого предоставлены документы.

Выдача и прием денег осуществляется на основании приходных и расходный кассовых ордеров.

Режим локальной работы касс

Рабочие места кассиров организованы локально, независимо от сервера. Торговля осуществляется «в минус» на нулевых остатках. Перечень номенклатуры и цены обновляются с сервера с периодичностью, определяемой исходя из скорости протекания бизнес процессов. Закачка данных на сервер производится один раз в день. Во время снятия последнего за день Z-отчета с касс выгружаются данные продажах, которые затем загружаются на сервер.

Такая концепция позволяет решить следующие проблемы:

♦ защищенность касс от сбоев в работе сервера;

♦ защищенность базы сервера от внешнего воздействия (кассы – единственные компьютеры на территории, доступной всем, а не только сотрудникам компании);

♦ защищенность базы сервера от ошибок слабо квалифицированных пользователей, коими являются кассиры – операционисты; в случае блокировки работы кассы по причине ошибки или сбоя, продажи на других кассах и в офисе будут продолжаться;

♦ все ошибки кассиров отсекаются на стадии закачки данных на сервер опытным администратором БД; проведение документов осуществляется только при условии совпадения суммы продаж и суммы z-отчетов, таким образом достигается правильный баланс в кассе предприятия;

♦ за счет того, что отпуск товаров производится по факту, документ (и кассовый чек) не может быть ошибочно оформлен на товар, не имеющийся в наличии; злонамеренное неправильное оформление документов отслеживается менеджерами по закупке при отслеживании и изучении продаж за предыдущий день и в момент инвентаризации.

Аналитическая отчетность

Статические отчеты

Отчет о товарных остатках. Производится в разрезе подразделений и товаров с указанием закупочных и розничных цен и сумм. Причем цены указываются последние, а суммы – фактические по документам.

Отчет о реализации за период. Производится в разрезе подразделений и товаров в продажных ценах с указанием наценки и прибыли.

Динамические отчеты

Отчет о закупках за период. Производится в разрезе подразделений, поставщиков и документов с указанием суммы документов и суммы в бюджете на момент создания счета.

Ежедневный отчет о состоянии денежных средств и необходимых платежей. Выводится в разрезе типов средств (касса, расчетный счет) и необходимых платежей по подразделениям.

Графическая информация

Графическое представление сумм продаж за период. Выводится наложением двух графиков – продажа в розницу из зала и продажа по безналичным расчетам.

Графическое представление сумм продаж по подразделениям за период. Выводится наложением графиков продаж по подразделениям на выбор.

Литература

Волгин В.В. Запасные части. Энциклопедия бизнеса. 2010 Волгин В.В. Склад. Логистика, управление, анализ. – М: ИТК «Дашков и Ко», 2012

Волгин В.В. Логистика склада. Диск – М.: Равновесие, 2008 Павлов А.В., Новожилов А.В. Организация многопрофильного розничного склада для торговли. Осуществленный проект. 2005 Токарев К. Технология эффективного использования склада. Осуществленный проект. 2006

Примечания

1

Важен учет категории грузов (товаров) и их физических и химических свойств – огнеопасные, ядовитые, скоропортящиеся, сыпучие, негабаритные, длинномерные, тяжеловесные, взрывоопасные и т. д. Необходимо, чтобы все участники логистической системы знали особенности обращения с особыми грузами и были обеспечены необходимыми инструкциями по обращению с ними, например, схемы строповки, режимы хранения и т. п.

2

Бережливое производство.

3

Программы стимулирования сбыта могут являться орудием защиты в конкурентной борьбе. Например, акции направленные на ускорение покупки или «накопление запасов» потребителем могут подорвать программы стимулирования сбыта конкурента.

4

По: Прашкевич Г. Записки промышленного шпиона, www.seminar-training. com.

5

Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству. Утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6 (с изменениями от 29 декабря 1973 г. и от 14 ноября 1974 г.)

6