Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

Все закупки регистрируются и могут быть проконтролированы в любое время. Система хранит историю закупок по каждой номенклатурной позиции, а также ведет журнал выполненных расчетов. Кроме того, можно отслеживать изменение цен производителя.

В программе предусмотрено множество способов обработки информации как о продажах, так и о закупках: цены для частных клиентов, юридических лиц и независимых торговцев могут вычисляться автоматически или редактироваться вручную, и протоколируются для каждой строки заказа. Помимо истории закупок, в программе аналогичным образом ведется история продаж.

Можно быстро и легко создавать заказы на продажу и выставлять счета, перенося строки из имеющихся ценовых листов и каталогов производителей, объединяя отдельные заказы для осуществления комбинированных отгрузок, или же выставляя счета на частичные отгрузки. При необходимости счета и отгрузки могут оформляться и регистрироваться независимо друг от друга. Это позволяет делать частичные отгрузки с немедленным или отложенным выставлением счета, что обеспечивает полную свободу действий.

Часто случается, что некоторые позиции резервируются для целей продаж. В системе резервирование осуществляется на основании любого выбранного документа продажи. Резервирование может распространяться на заказ на закупку, имеющиеся складские запасы или на товары, которых в данный момент нет в наличии – в этом случае процесс резервирования просто сводится к оформлению бланка заявки. Программа автоматически закрепляет заказанные позиции за заказом на закупку.

Когда изготовители заменяют выпускаемые позиции на новые в других системах это приводит к большому объему дополнительной работы, но в системе замена товаров может быть сделана автоматически, на основании данных изготовителя: оператор утверждает требуемые замены и программа выполняет их, создавая архив замен и указывая все замененные позиции. Если товар, подлежащий замене, будет внесен в документ закупки или продажи, то при этом автоматически будет выведена информация о замене.

При необходимости все замененные позиции можно просматривать вместе с данными об их текущих остатках. Это позволяет получить полную картину текущего состояния дел и направить усилия на продажу замененных компонентов, чтобы освободить место для новых.

Система выполняет инвентаризацию быстро и без ошибок. При вводе позиций, которые должны быть записаны в инвентаризационную ведомость, система автоматически регистрирует все отклонения и обновляет содержимое ведомости. По выявленным расхождениям программа проводит автоматическое списание недостач и оприходование излишков. При этом доступно множество способов анализа данных, а результаты инвентаризации отражаются в модуле «Главная книга».

В системе есть специальная функция, позволяющая задать пределы колебаний цен: если они выходят за установленные рамки (например, больше 3–5%), система выводит соответствующее сообщение на экран руководителя.

В системе удобно реализован учет бракованной продукции: товар легко перевести в категорию брака, учесть как бракованный и проанализировать по поставщикам.

Статистика товародвижения по позиции показывает, например, что за ноябрь было продано 10 единиц товара за 3 дня. Потом 6 дней был перерыв – товара не было в продаже. Потом он появился опять, за 2 дня продано 10 штук, т. е. для анализа имеются точные параметры. Менеджер понимает, что на месяц и ему надо заказать не 10, а 50 штук.

Если приход не сходится с заказом, остается второй документ по недополученным товарам от поставщика. Если такое происходит по

2-3 закупкам от одного поставщика, можно отказаться с ним работать.

Некоторые возможности:

♦ гибкая настройка расчета цен закупок и продажи;

♦ хранение истории документов куплипродажи;

♦ хранение прайслистов производителей;

♦ связь с каталогами производителей;

♦ простота в управлении внешнеторговыми сделками;

♦ сезонная корректировка отпускных цен;

♦ показ наличия товара;

♦ возможность продажи товара, отсутствующего на складе (дополнительно);

♦ управление не складируемыми товарами;

♦ замена товара с показом истории замен;

♦ резервирование товара и создание требований на закупку при отсутствии товара на складе;

♦ расчет объема запасов при закупках и продажах;

♦ хранение заявок на продажу для выявления неудовлетворенного спроса;

♦ выдача предупреждений о недопоставках и не выставленных счетах;

♦ запрет продаж, осуществляемых с превышением максимально допустимого размера скидки, или с наценкой ниже минимального уровня (устанавливается в зависимости от статуса сотрудников фирмы);

♦ отслеживание состояния документа – для анализа и контроля бизнесопераций;

♦ хранение фотографического изображения товара.