Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Среднеуровневые решения составляют общий фон. Большинство людей могут определить их для себя, вычленив те, что существенно улучшат работу: например, решения, касающиеся совершенствования процессов, обновления продуктов или услуг, получения консультаций по проблемам и оповещения других людей о ходе процесса.

Кратко изложите каждое среднеуровневое и высокоуровневое решение на отдельной карточке (как и при наведении порядка в сфере времени, можно пользоваться таблицей в Excel). У большинства людей получится вполне посильное число таких решений – не более двадцати.

Рассортируйте «кучку» решений

После того как вы сложили все в кучку, пометьте каждое высокоуровневое решение буквой «В». Это решения, оказывающие большое воздействие на вашу работу или жизнь, заслуживающие вашего времени и энергии. «Сохраните» их все и отложите в сторону.

Теперь у вас остались среднеуровневые решения, и пора разобраться, какие из них действительно важны. Берите в руки каждую карточку и следуйте простому правилу: если принятие этого решения критически важно для выполняемой мною работы, если оно поможет приблизиться к моему представлению о балансе профессиональной и личной жизни или если оно приносит радость, его следует сохранить.

Теперь определите, что делать с решениями, принятие которых вы оставили за собой. Поочередно берите в руки карточки и спрашивайте себя:

Есть ли какой-то другой человек, на которого это решение повлияет сильнее и которому следовало бы его принимать?

Кто владеет более полной информацией и лучшей способностью к суждению, чтобы принять это решение?

Могу ли я доверить кому-то принять это решение?

Насколько часто нужно принимать это решение?

Можно ли делать это автоматически и перепроверять только периодически?

Если вам кажется, что это решение следовало бы принять кому-то другому, делегируйте его (пометьте карточку буквой «Д» и напишите имя человека, которому вы хотели бы его поручить). Делегировать его человеку того же ранга, что и вы, или выше бывает сложно, но не невозможно. Вежливая просьба и разумное объяснение, почему данный человек лучше подходит для принятия этого решения, способны сделать многое. А предложение взамен взять на себя ответственность за одно из его решений укрепит вашу позицию. Просто убедитесь, что это сто́ит сделать.

Если решение не требует регулярного участия с вашей или еще чьей-либо стороны, автоматизируйте его (пометьте буквой «А» и укажите время для внедрения автоматизации).

Когда в дальнейшем вы будете сталкиваться с новыми решениями, у вас окажется достаточно опыта и уверенности, чтобы упорядочивать их сразу. Продолжайте фокусироваться на решениях с высокими ставками и наиболее ценных решениях среднего уровня. Разборчиво подходите к вопросу о том, на что вы тратите свое время и энергию. Возможно, вы осозна́ете, что решение, которое прежде оценивали как важное, не следовало принимать вообще или следовало принимать кому-то другому. Отчасти мастерство принятия решений состоит в понимании, когда связываться с ними не стоит!

Узнав о трудностях Лизы, мы нашли способы помочь ей упорядочить сферу решений. По аналогии с разбором одежды складывание в одну «кучку» всех высокоуровневых и среднеуровневых решений помогло Лизе понять масштаб проблемы. Она была постоянно перегружена потому, что ей приходилось принимать слишком много решений.

На следующей неделе хорошенько рассмотрев гору своих решений, она осознала, что некоторые из них были повторяющимися, особенно те, которые касались поведения учеников в классе и ответов на вопросы в ее аккаунте в Instagram, связанном с фриланс-бизнесом.

Лиза сумела исключить 9 процентов решений и либо автоматизировать, либо делегировать еще 40 процентов. Например, теперь она начинает каждый урок одинаково. Ученики работают над проектом, начатым на предыдущем уроке, позволяя ей беспрепятственно проводить перекличку. Кроме того, она подталкивает учащихся к более активной роли в оценке собственных работ, и это снизило число решений, которые она должна принимать.

Лиза также решила каждое утро писать пост в Instagram, связанный с ее побочным бизнесом, а потом отвечать на комментарии два раза в день.