Мастер времени. Что и когда надо делать, чтобы всё и всегда успевать

1. Для общения существует специальное время. Вы можете поговорить с коллегами за чашкой кофе, в обеденный перерыв или после работы. Если вы чувствуете, что вас втягивают в разговоры, не связанные с делом, скажите: «Извините, мне надо работать». Вежливо прервите беседу и возвращайтесь к своим делам. Нередко такие слова побуждают взяться за работу и вашего собеседника.

2. Сосредоточьтесь на результатах. Если вы заняты умственным трудом, то общение с коллегами неизбежно требует больших затрат времени. Вам приходится расходовать его на обсуждение возникающих в бизнесе проблем и поиск их решений. Однако целью всех этих разговоров должно быть получение результатов, а не разбор последнего футбольного матча или рассказы о том, как вы играли в гольф прошлым летом. Беседы и дискуссии с другими такими же работниками умственного труда должны быть сконцентрированы на деле, над которым вы работаете совместно с ними.

7. Неуверенность

Седьмой расхититель времени – неуверенность и связанные с ней задержки в работе. Отсутствие уверенности способно украсть у вас больше времени, чем можно представить. Оно является причиной излишней переписки, всевозможных согласований и ненужных заданий. Неуверенность означает пустую трату времени не только для вас, но и для окружающих.

Неуверенность – одна из главных причин задержек в работе. С точки зрения непроизводительных затрат она выливается в потери не только времени, но и денег.

Четыре вида решений

В ходе работы вам придется постоянно сталкиваться с четырьмя видами решений.

1. Решения, которые можете принять только вы. Их нельзя переложить ни на кого другого, потому что вы несете за них ответственность. Таким образом, избежать их не удастся.

2. Решения, которые можно делегировать другим. Бывают такие решения, которые можно кому-нибудь перепоручить. Один из лучших путей развития подчиненных заключается в том, чтобы делиться с ними знаниями, воспитывать в них умение мыслить, предвидеть и делать умозаключения (то же самое можно сказать и о воспитании детей).

3. Решения, которые нельзя брать на себя.

В случае ошибки негативные последствия будут чрезвычайно серьезными. Они могут привести к банкротству компании или колоссальным потерям. В некоторых случаях удар по ресурсам оказывается невосполнимым. Никогда не берите на себя ответственность за подобные решения.

4. Обязательные решения. От них нельзя уклониться. Они принимаются в ситуациях, когда бездействие и нерешительность могут обойтись очень дорого. Но и положительные последствия от них для вас лично и для организации могут быть колоссальными. Всегда помните, что если ничто не вынуждает вас принимать решение, значит, от этого следует уклониться.

Процесс решения проблем мы подробнее рассмотрим в главе 7.

Как расходуется время

Эксперт по тайм-менеджменту Майкл Фортино утверждает, что за свою жизнь человек семь лет проводит в ванной, шесть лет – за едой, пять – в очередях, четыре – за уборкой квартиры и три года – на совещаниях.

Один год уходит на поиски запропастившихся куда-то вещей, восемь месяцев – на чтение всевозможного спама, шесть месяцев – на ожидание у светофора, 120 дней – на чистку зубов. Но вот самое удивительное: на то, чтобы поговорить с женой, вы тратите четыре минуты в день, а с детьми – 30 секунд.

Все по порядку

В рабочее время, когда вам постоянно приходится иметь дело с другими людьми, не забывайте, что нельзя делать несколько дел одновременно. В каждую конкретную минуту вы должны быть заняты одним самым важным на данный момент делом.

Согласно закону исключения альтернатив, приняв решение заняться чем-либо, вы одновременно отказываетесь от любых других дел в данный момент. Это надо осознавать, так как очень часто вы отказываетесь от более важного и насущного дела, что может иметь далеко идущие последствия.

Самое важное качество для достижения успеха в карьере – это способность избегать отвлекающих факторов и не тратить время попусту. Следует сохранять концентрацию на достижении результатов, за которые вы несете ответственность.

Ваша способность эффективно и качественно работать с другими людьми абсолютно необходима для успеха. Об этом надо помнить все время.

Практические задания

1. Посвящайте работе все рабочее время. Прямо сегодня примите решение свести к минимуму все факторы непроизводительных потерь времени, которые не приносят никакой пользы ни в жизни, ни в карьере.

2. Отключите все ненужные в данный момент электронные приложения. Приучите себя пользоваться электронной почтой и СМС быстро и эффективно, а затем сразу же возвращаться к работе.

3. Планируйте индивидуальные собеседования и групповые совещания таким образом, чтобы за кратчайшее время получить максимальную отдачу.

Глава 6

Время творчества