Менеджмент на скорость

8. Рост штата компании, опережающий темпы роста выручки.

9. Руководитель тонет в операционных задачах, не времени на развитие.

10. Низкий уровень координации внутри компании (между людьми и структурными подразделениями).

11. Низкая эффективность использования ресурсов – рост себестоимости, чрезмерные запасы, незавершенное производство, дебиторская задолженность.

Этап 1. Сбор и систематизация информации о бизнес-процессах

Самый первый этап «наведения порядка» – сбор информации. Необходимо определить все процессы, существующие в компании, чтобы затем классифицировать их и принять решение об их дальнейшей судьбе:

• возможно и стоит ли формализовать процесс;

• необходима ли его регламентация и в какой степени;

• может ли этот процесс быть автоматизирован.

I. Первый этап. Для того, чтобы собрать информацию о процессах, использую виртуальные доски. Это удобно, позволяет команде работать одновременно и экономит время. Каждое подразделение «клеит» стикеры с названием своих процессов. Получается огромная доска со множеством наклеек.

II. Второй этап – объединение наклеек по смысловым группам.

III. Третий этап – классификация по четырем основным категориям.

Я использую шаблон, разношу туда уже подготовленные карточки.

1. Основные бизнес-процессы

Это процессы, которые создают основную ценность компании, то есть те, ради которых компания создавалась. Как правило, это производство конкретного товара или оказание услуги. Для завода по производству пищевых красителей основным процессом будет производство красителя, для ресторана – вкусная еда и сервис, для отеля – организация проживания и питания. К основным процессам можно также отнести управление взаимоотношениями с клиентами, управление инвестиционной деятельностью, развитие дополнительных сервисов, техобслуживание и ремонт и прочие связанные с непосредственной деятельностью процессы.

2. Обеспечивающие бизнес-процессы

Процессы, от которых зависит жизнеобеспечение других процессов. Это могут быть процессы по управлению собственностью, финансами, персоналом, рисками, юридическое сопровождение, охрана труда, бухгалтерский и налоговый учет, безопасность, закупки и другое.

Так может выглядеть виртуальная доска со списком процессов

3. Бизнес-процессы управления

Затрагивают все управленческие функции как в отдельно взятом бизнес-процессе, так и в компании целиком. К ним можно отнести бизнес-стратегическое планирование, финансовое планирование и бюджет, внутренний аудит и контроль, управление ценой и ценностью, контроль, управление качеством, управление организационным развитием, а также любые другие процессы, касающиеся управления структурой компании.

4. Бизнес-процессы развития

Процессы, которые способствуют улучшению конечного продукта/услуги/сервиса, оптимизируют технологические процессы, совершенствуют технологии и оборудование. В классической схеме – этого вида процессов нет. Сегодня, когда изменения, сложность и неопределенность вынуждают компании развиваться быстрее, возникает необходимость специально создавать и описывать такие процессы внутри компаний.

В свою очередь, любой процесс из этих четырех групп может быть:

• производственным (постоянно повторяющийся однотипный процесс для создания продукта или услуги);

• проектным (уникальный процесс с четко определенным результатом и сроками);

• информационным (связан с движением информации: например, обмен идеями, получение обратной связи или обмен информацией для заключения сделки);

• поисковым (процесс, связанный с поиском, исследованием, генерацией идей). Если для компании это важно, тип процесса можно выделить цветом или специальными символами. В нашем кейсе эта классификация не имеет существенного значения.

Стикеры и группы стикеров перемещаются внутрь шаблона. Выглядит это так:

IV. Предварительная оценка эффективности

Команда самостоятельно оценивает эффективность процесса. Делает стикеры цветом или добавляет условные обозначения, разделяя процессы на проблемные, успешные и «так себе».

Заполненный шаблон классификации процессов. Пустой шаблон скачать по QR коду

V. Принятие решений и определение приоритетов

Какие из описанных процессов являются критичными, самыми сложными и важными, самыми проблемными, с чего начать, какие процессы требуют формализации и жестких регламентов, а какие могут оставаться стихийными? Все это только модель решений, еще не само решение. Окончательная архитектура решения ляжет в основу дальнейших действий.

Этап 2. Описание процесса в текущем статусе (как есть)

На этом этапе процесс тщательно описывается в текущем состоянии:

• определяется название процесса и его краткое описание (два-три слова);

• определяется клиент процесса;

• определяется владелец процесса и его ответственность;