Менеджмент на скорость

ИСТОРИЯ О ТОМ, КАК СТУДЕНТКА «ИЗОБРЕЛА КОЛЕСО» – И ЗАВЕРТЕЛОСЬ

Когда мне было чуть за двадцать, я вошла управляющим партнером в свой первый бизнес. И моим главным интуитивным желанием было «навести порядок». Я не знала, как строить процессы, да и вообще не знала, что это такое. В начале 2000-х годов мало кто тратил время на это – все работали и отлично зарабатывали (до сих пор скучаю по временам рентабельности в 50 процентов и более!). Я пошагово описала все: от приема заявки до отчета клиенту; стандартизировала все, что можно было стандартизировать; разработала формы и шаблоны; установила критерии эффективности (хотя тогда я еще не знала, что это так называется); привязала к эффективности процессов систему мотивации и… через полгода увеличила оборот компании в 2,5 раза!

Сейчас в каждом новом проекте происходит то же самое, только с другой степенью осознанности. Теперь я знаю, как работает система и как важно управлять процессами внутри нее. Заходя в новый действующий проект, я первым делом разбираюсь с процессами: какие они, как устроены, как работают. Не меняю, не оптимизирую – сначала анализирую стратегию, изучаю закономерности системы, описываю – и только потом начинаю думать над оптимизацией и решениями.

Оптимальные, понятные, четкие и быстрые процессы значительно ускоряют работу системы. Это работает настолько здорово и дает результаты так быстро, что хочется строить оптимальные процессы еще и еще. Признаюсь, я достала своих близких, постоянно предлагая им лучшие алгоритмы повседневных дел: «будешь чистить зубы, послушай лекцию по истории и вернись ко мне с обратной связью», «когда готовишь, сразу ставь посуду в посудомойку». Близкие терпят и прощают, они знают: так уж устроено мое мышление.

Непрерывный процесс оптимизации

Разбирать процессы не всегда увлекательно. Прямо скажем, это длинный, занудный и мелкодисперсный процесс. Стартапы, собственники-основатели и малый бизнес часто пренебрегают этим. Кажется, что все работает интуитивно, все всем понятно и лучше быть не может. Но поверьте, построение оптимальных процессов – это настоящая «волшебная пилюля», которая меняет всё! Правда, эта «пилюля» действует недолго – процессы должны пересматриваться всегда, когда бизнес меняет масштаб, всегда, когда появляются новые продукты, происходят организационные перемены. Кроме того, мир не стоит на месте – новые возможности и угрозы также требуют оптимизации бизнес-процессов. Если совсем честно, оптимизация бизнес-процессов должна быть непрерывной. Но зачастую в потоке решения операционных задач фокус смещается, поэтому можно позволить себе пересмотр бизнес-процессов в критических случаях: когда уже очевидно, что где-то поломка.

Симптомы проблем в бизнес-процессах

Тревожные признаки, что с бизнес-процессами что-то не так:

1. Неопределенность в разграничении обязанностей и ответственности.

2. Низкое качество выполнения работ, «брак», переделки, повторения.

3. Внутренние конфликты.

4. «Незаменимые» работники.

5. Чрезмерная бюрократия – избыточные согласования, контроль контролеров, тонны отчетности.

6. Множество неработающих регламентов и процедур.

7. Для решения задачи работникам приходится много и часто общаться.