Международный деловой этикет на примере 10 стран мира

Деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступает с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Если вторая сторона принимает такое предложение, наступает один из важных периодов – подготовка к переговорам. От того, насколько тщательно будет проведена подготовка к переговорам, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс проведения переговоров.

Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных вопросов и проработку самого процесса переговоров. К организационным вопросам относятся: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.

Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Ответственное за прием делегации лицо, как правило, утверждается руководством компании, и на него возложены обязанности составления такой программы.

Программа включает следующие пункты

:

– встреча и проводы делегации,

– организация питания, обслуживания, размещение членов делегации в гостинице,

– предоставление транспорта,

– деловая часть,

– культурная программа,

– состав участников переговоров как с одной, так и с другой стороны,

– ответственные лица за проведение мероприятия.

В обязательном порядке разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной. При разработке программы следует учесть, что во время пребывания делегации принято проводить неформальные встречи как принимающей, так и приглашенной стороной, несмотря на то что визит носит деловой характер. Для того чтобы гости могли организовать ответную встречу, необходимо учесть в плане один свободный день.

Согласно правилам делового этикета состав переговорной группы с принимающей стороны не должен значительно превышать количество гостей зарубежной делегации.

Так, если группа гостей в составе троих человек, целесообразно, чтобы с принимающей стороны в процессе переговоров участвовало не более пяти человек, например: руководитель компании, финансовый директор, коммерческих директор, переводчик и секретарь, который ведет протокол переговоров. Если в составе приглашенной делегации есть женщина, то и с принимающей стороны правильнее участие в переговорах женщины.

Одно из главных правил при работе с иностранной делегацией – ранг и должность лица, встречающего гостей, должны соответствовать рангу и должности приезжающей делегации, то есть если приезжает руководитель зарубежной компании, то и встречать его должен тоже руководитель принимающей компании. Встречать гостей, как правило, приезжает ответственное за прием делегации лицо в сопровождении двоих-троих человек.

Если гость приезжает с супругой, то руководитель с принимающей стороны также должен встречать гостей с супругой.

Если переговоры будет вести не руководитель компании, а его заместитель, то целесообразно предусмотреть в программе короткую встречу приехавших партнеров с руководителем компании, и лучше это сделать в начале переговорного процесса.

Высший знак внимания – встреча приглашенной делегации у трапа самолета, но если нет такой возможности, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

Первым при встрече представляется глава принимающей стороны. В случае, когда с ним приехала супруга, он представляет и ее. Вторым представляется глава приглашенной стороны и соответственно представляет свою супругу.

После знакомства глав делегаций и их супруг проходит представление сотрудников по рангам: сначала это делает встречающая сторона, затем прибывшая. Если среди встречающих есть женщины, то сначала по рангам представляют их, затем мужчин. При встрече делегации в аэропорту или на вокзале глава принимающей стороны должен вручить цветы всем без исключения женщинам, прибывшим в составе делегации. Цветы лучше преподносить завернутыми в целлофан или подарочную упаковку, если они вручаются на улице.