Международный деловой этикет на примере 10 стран мира

В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «Уважаемый» плюс фамилия (имя, отчество) или «Дорогой» плюс имя и отчество (имя) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением…» или «Искренне Ваш…».

При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д., следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете.

Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.

В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.

Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.

При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать еще несколько правил.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «АльфаЮвелир»

В. А. Лагунину

или

АО «БетаЮвелир-Холдинг»

главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.

При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.

ООО «ГаммаЮвелир»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва,

117393

При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

В состав реквизита «подпись» входят:

– указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании;

– личная подпись;

– расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

Генеральный директор

ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов

На фирменном бланке компании:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после его получения.

На послания, полученные по факсу и по электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных.

Существуют также особенности оформления писем, сопроводительной документации и делового письменного общения с зарубежными партнерами.

В англоязычной переписке чаще всего используются следующие обращения:

При обращении к человеку, не имеющему титула:

– Mr. – мужчина;

– Mrs. – замужняя женщина;

– Miss – незамужняя женщина.

При обращении к конкретному лицу обычно употребляется неформальное Dear (дорогой/дорогая).

Dear Madam, Dear Sir, Dear Mr. Black, Dear Miss Pink

При официальном обращении к работникам фирмы или государственным служащим:

– Gentlemen: (США);

– Dear sirs… (Европа).

Обратите внимание, что после обращения

– в Европе ставят запятую

– в США – двоеточие

– в России – восклицательный знак.

Если название фирмы состоит из нескольких имен, например Black&Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers – для мужчин и Mesdames (Mmes) – для женщин.

Messers Black and Jones Ass

Mmes Janes and Car Ass

Если письмо отправлено на адрес фирмы, но должно быть прочитано определенным лицом, то делают пометку Attention of или в сокращенной форме Attn (вниманию такого-то).

Если известна официальная должность получателя письма в компании, целесообразно указать ее после, что будет более вежливо.

Attn.: Mr.Black, Head of Department – Вниманию мистера Блэка, начальника отдела