Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации.

Обстановка переговорных комнат должна быть выполнена в стиле минимализма и не должна содержать лишних элементов, отвлекающих внимание. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать оконные проемы.

Проекционный экран (маркерная доска, флипчарт) должен быть размещен таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. Вся мебель переговорной должна быть выдержана в едином стиле.

Высота рабочей поверхности стола для переговоров должна составлять не менее 725 мм. Поверхность рабочего стула или кресла должна быть полумягкой, с неэлектризуемым воздухопроницаемым покрытием. Количество стульев в переговорной комнате должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников. Расстояние между сидящими за столом переговоров должно быть не менее 50 см. Расстояние от края стола до стены должно быть не менее 90 см.

Рекомендуемые параметры микроклимата в переговорных комнатах[30]

На столе заранее рекомендуется расставить информационные таблички с указанием фамилии, имени и отчества участников переговоров. В зависимости от темы встречи на табличке может быть указана должность участника или название компании, которую он представляет. В случае приема иностранной делегации информационные таблички готовятся на языке ведения переговоров. Оптимальный размер информационной таблички – 21x10 см.

На столах должны быть письменные принадлежности: шариковые ручки, карандаши, листы бумаги формата А4 или удобные блокноты для записей. Рекомендуется использование канцтоваров с фирменной символикой организации. Для каждого участника переговоров следует подготовить комплект документов по теме встречи. Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, документы должны быть подготовлены на языке ведения переговоров.

Питьевую воду ставят группами по 3 бутылки воды объемом не более 0,5 л: 2 бутылки с обыкновенной водой и 1 бутылка с газированной водой по всей длине стола. Вода должна быть столовой, лечебно-минеральная вода – запрещена. Бутылки с водой должны быть повернуты этикетками к сидящим за столом участникам переговоров. Этикетки должны быть неповрежденными.

Рядом с бутылками воды на кружевной салфетке или специальном сете выставляются стеклянные стаканы, повернутые дном вверх или в целях безопасности стаканы можно поставить на дно, а сверху закрыть их специальной бумажной крышечкой. Фужеры не переворачивают и также закрывают бумажной крышечкой, на которой может быть нанесен логотип компании.

При проведении переговоров в узком кругу рекомендуется персонально перед каждым участником выставлять негазированную питьевую воду в стеклянных бутылках объемом до 0,33 л.

На столах могут присутствовать малые флаги стран (организаций) представителей, а за спинами глав делегаций – большие флаги. Флаги должны быть одного размера и расположены на одинаковом уровне.

Для украшения переговорных комнат можно использовать цветочные композиции. Композиции из живых цветов должны быть без декоративных элементов и строгими по стилю. Рекомендуется использовать цветы не более трех оттенков. Цветовая гамма цветочной композиции не должна содержать ярких контрастов. Следует также избегать нежных, пастельных оттенков. Настольная композиция должна иметь горизонтальную форму и быть высотой не более 20 см.

Общие правила ведения переговоров

При ведении переговоров надо понимать, что существует определенная профессиональная и корпоративная культура, принятая в той или иной компании.

Например, представитель государственной компании будет вести себя отлично от менеджера начинающей бизнес-компании, а частный предприниматель – от государственного чиновника.

Культурные различия между менеджерами, представляющими разные типы компаний

Деловые переговоры – это диалог, который дает возможность обеим сторонам максимально обоснованно и эффективно изложить свою позицию. Убедительность сказанного значительно повышается, если при этом используется справочный материал: таблицы, слайды и т. д.

Во время переговоров рекомендуется вести запись беседы – «протокол переговоров», который впоследствии готовится в двух экземплярах, для каждой стороны отдельно.

Запись беседы ведется в открытую и может быть зафиксирована как на бумажном носителе, так и на диктофон. В случае если вы ведете запись на диктофон, вы в обязательном порядке должны предупредить об этом своих партнеров.