Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

«Что написано пером – не вырубишь топором». Правила ведения деловой переписки

Общие правила оформления деловых писем

Очень часто в деловом мире знакомство начинается с письма. Именно по переписке в первое время составляют о вас представление как о специалисте и личности, и именно от этого зависит, будут ли отношения развиваться далее либо они прекратятся. Поэтому умение правильно писать деловые письма очень ценно. «Всякое письмо, кем бы оно написано ни было, изображает нравственный облик пишущего, умственное мерило его образования и знание…»

[18]

Родиной современной переписки принято считать Англию. В XIX веке там были введены правила составления деловой корреспонденции. Позже нормы деловой переписки появились и в других странах. Однако правила составления деловых писем в различных государствах имеют много общего, но есть и характерные особенности.

Вне зависимости от того, в какой стране вы находитесь и кому адресуете письмо, сначала необходимо определиться со следующими моментами.

• Вид письма.

Это может быть гарантийное письмо, сопроводительное, письмо-заказ, письмо-отказ, письмо-презентация, письмо-извещение, письмо-напоминание и др.

• Понятность. Важно сделать так, чтобы содержание письма было понятным вашему адресату, причем понятным правильно. Деловое письмо не должно оставлять каких-то неясностей относительно вопроса переписки.

• Предположение насчет ответа на письмо. Важно помнить, что на некоторые письма (например, письмо-презентация) ответ необязателен.

• Срок доставки. Если вы не уверены в том, что ваше письмо дойдет до адресата в срок, лучше воспользоваться другим средством связи: электронной почтой, телефаксом, услугами службы DHL и др.

Как определиться с видом делового письма?

Тип письма зависит от конкретных целей, которых вы хотите достичь с помощью своего сообщения: будь то уточнение условий сотрудничества, предложение дополнительных услуг, предъявление претензий и т. д. Поэтому перед составлением письма следует определиться с тем, каких результатов вы хотели бы добиться с его помощью.

Также на выбор формы и содержания письма влияет фактор адресата. Ведь сообщение может быть предназначено как для партнера, так и для клиента – стиль общения при этом совершенно разный. Вполне возможно, что в итоге вы не просто выберете тип письма, но и предпочтете другой тип связи. С кем-то будет целесообразнее договориться о личной встрече, телефонный звонок будет удобнее в ином случае.

Выбор типа делового письма зависит от множества факторов, и окончательное решение стоит принимать, лишь тщательно взвесив их.

Далее приводится перечень общеизвестных типов деловых писем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов.

Типы и цели деловых писем