Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Историческая справка

В начале XVIII в. стали издавать сборники образцов документов, называемые «письмовником». Предшественником «письмовника» был «формулярник», ставший известным в России с первой трети XVI в., в частности «формулярник» московской митрополичьей кафедры. Тогда же, в XVIII в., происходит разделение между «письмоводительством» для государственных нужд и руководствами к написанию частных писем. Письмовники для государственных нужд регламентировали состав, форму и содержание официальных документов. Таким был «Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, формы купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные» (СПб., 1788).

C конца XVIII до начала XX в. было составлено более 100 письмовников. Подобные руководства составлялись буквально для всех категорий должностных лиц: чиновников, офицеров, полицейских и т. п. К этим руководствам прилагались образцы представлений, протоколов, актов, постановлений, ведомостей, рапортов и т. д. Например, «Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы; справочные сведения», составленное В. Максимовым в 1913 г., содержит более 2000 страниц.

Структура и языковые модели делового письма

Для написания деловых писем довольно часто используются определенные языковые модели (приложение 2), которые помогут четко выявить цель, мотив и причины создания данного документа.

После того как вы определились с типом письма, необходимо выбрать его стиль.

Если говорить кратко, стиль – это то, как написано письмо. Он включает в себя основную тематику письма, используемую лексику, структуру предложений, внешний вид текста и его объем. Стиль выбирается на основе целей вашего сообщения и ориентированности на получателя.

Правильно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных пунктов, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Самые важные мысли необходимо указывать в первом и последнем абзацах основной части. При этом каждая законченная мысль должна отделяться красной строкой или новым параграфом (то есть должна быть написана с «красной строки»).

Для начала нужно определиться с темой, адресатом и целями. Лишь ответив для себя на эти вопросы, следует начинать работу над письмом. Но перед этим стоит еще подумать о правильности выбора средства связи, не удобнее ли будет использовать что-нибудь другое. Ведь подготовка письма требует времени и усилий.

Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в любом сообщении. К обязательным элементам внутренней части письма относятся вступление, главная часть и заключение.

Вступление – важный элемент любого письменного сообщения. Вступление содержит в себе краткую информацию о теме сообщения, благодаря чему адресат узнает, о чем именно будет говориться дальше и стоит ли на это тратить время.

Каким бы ни было письмо, важно помнить о необходимости персонального обращения. Для этого нужно заранее выяснить полное имя и должность адресата. Указав официальную должность и адрес в «шапке» письма, стоит назвать имя получателя во вступительной части.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. В этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.