Мне некогда. Полезная книга для тех, кому приходится выбирать между «надо» и «хочу»

Составление списка дел на неделю существенно снижает стресс от планирования. В сутках всего 24 часа, а если вычесть время на сон, еду, дорогу, остается и того меньше. И конечно, все наши дела в один день просто не помещаются! Неделя дает нам больше свободы: часов в ней уже 168, к тому же мы можем распределять и перераспределять дела по дням, а это делает планирование более гибким и позволяет подстраивать план под реальную ситуацию.

Задание

Опираясь на составленную в предыдущей главе блок-схему, составьте список дел на неделю (в нем оказываются самые маленькие задачи, расположенные по краям схемы). Составьте блок-схемы для других целей и добавьте задачи в план.

__________________________________________________

__________________________________________________

9

Блочное планирование

Вы решаете наконец-то организовать и упорядочить свои дела. Выписываете все задачи на неделю и в ужасе смотрите на список из тридцати пунктов! За что хвататься? С чего начать? Да это вообще невозможно разгрести!

Без паники. Бесконечный список можно укротить с помощью блочного планирования. Эта техника поможет не перескакивать с задачи на задачу, а работать поэтапно. Никакого мультитаскинга! Одно дело за раз.

Смысл прост: выделить отдельные блоки времени под задачи одного типа. Это может быть одна крупная задача или несколько мелких, но близких по сути.

Например, за рабочий день вам надо ответить на входящую почту, позвонить трем клиентам и отправить два письма коллегам с новыми комментариями по проекту. Можно, конечно, кидаться отвечать на каждый звонок или письмо, как только приходит уведомление, но это изматывает и отвлекает. Объедините все эти задачи и выделите на них отдельный час. Вне этого часа все уведомления отключаются, и вы можете спокойно работать.

Сколько времени отводить на такие блоки? Делайте так, чтобы вам было удобно. Допустим, у вас есть три часа времени. Их можно использовать тремя способами:

• как один большой блок, посвященный одной задаче, пока не пройдут три часа, не прерываетесь;

• несколько блоков по полчаса-часу, за это время вы последовательно выполняете разные задачи, объединенные одной целью;

• гибкие блоки, которые можно менять в зависимости от контекста.

Первый способ больше подходит тем, кто любит концентрироваться на одном деле подолгу. Второй поможет не скучать и подходить к задаче с разных сторон: час пишете текст, полчаса подбираете иллюстрации, потом возвращаетесь к написанию. Вариант с гибкими блоками сработает, если умеете эффективно переключаться между задачами и быстро концентрироваться. Для тех, кто легко отвлекается, лучше подойдут первые два подхода, потому что там есть фиксированное время и определенный набор задач.

Блочное планирование приводит список дел в порядок, помогает расставить приоритеты, меньше прокрастинировать и лучше фокусироваться на задачах.

Итак, как использовать метод блочного планирования:

• Составьте список всех дел на неделю. От крупных целей – их можно разделить на этапы – до мелких задач, как рабочих, так и личных. Да, приготовление ужина записываем туда же.

• Расставьте приоритеты. Отметьте две-три цели, которые надо завершить обязательно.

• Учтите рутинные дела. Выделите время на действия, которые выполняются регулярно: поездки на работу, тренировки, готовка, отдых и т. п. Сюда же можно добавить обязательные рабочие задачи, к примеру брифинги или ту же почту.

• Заполните блоки. После выполнения предыдущего пункта остались свободные часы, между которыми надо распределить приоритетные задачи. Остальные войдут в расписание, если останется время. В результате должно быть видно, чем и в каком порядке вы будете заниматься каждый день.

• Следите за расписанием. Придерживайтесь выделенных блоков и не поддавайтесь на искушения. Без этого все предыдущие усилия бесполезны. Представьте, что ваша задача – важный клиент, и вы не можете его проигнорировать.