Набор инструментов для управления проектами

• SWOT-анализ[12] проекта;

• описание содержания;

• иерархическая структура работ.

Рис. 5.1. Роль инструментов планирования содержания в процессе управления проектами

Цель названных инструментов – определить, какие процессы необходимо выполнить в рамках проекта для того, чтобы успешно его завершить (рис. 5.1). В частности, они формируют базовый план для последующей разработки расписания и планирования стоимости. Их применение в сочетании с инструментами организационного планирования, а также планирования качества и риска в конечном итоге приводит к разработке плана проекта. Позднее, на стадии выполнения, базовый план содержания становится основой для упорядоченного контроля содержания и внесения изменений в него, создавая тем самым надежный барьер на пути «расползания» границ содержания.

Данная глава призвана помочь менеджерам проектов:

• познакомиться с различными инструментами планирования содержания;

• выбрать те инструменты, которые отвечают проектным потребностям;

•

адаптировать выбранные инструменты в соответствии со своими нуждами.

Перечисленные навыки являются необходимой основой для успешного планирования проектов и разработки процесса стандартизованного управления ими.

Устав проекта

Что такое устав проекта?

Устав проекта – это инструмент, который формально авторизует проект (рис. 5.2). Данный документ обычно выпускается руководителем, внешним по отношению к проекту, и наделяет менеджера полномочиями на использование в проекте ресурсов организации. Это особенно важно в среде, где менеджеры не имеют непосредственной власти над членами проектной команды и другими ресурсами, но несут ответственность за выполнение проекта. Чтобы устав имел силу в подобной ситуации, издающий его руководитель должен находиться на том уровне, который имеет контроль над ресурсами.

Составление устава проекта

При сравнении информации, содержащейся в уставе и в описании содержания проекта, можно отметить много общего. И устав, и описание включают одни и те же элементы, например бизнес-цель, задачи проекта и контрольные события. Отличие заключается в степени детализации данных элементов. Если быть точным, то, поскольку устав проекта представляет собой инструмент авторизации, он, как правило, содержит меньшее количество деталей, ибо как раз и дает проектной команде разрешение на выполнение цикла детального планирования, частью которого является описание содержания. Закономерно, что описание содержания включает в себя больше деталей проекта, чем устав (см. раздел «Описание содержания»).

Сбор исходной информации. Выпуск устава проекта – это серьезное решение, поскольку здесь выделяются ресурсы на организационные цели. Следовательно, организации стремятся вкладывать средства и усилия в генерацию такой информации, которая способна помочь в принятии обоснованных решений по уставам проектов. К информации, имеющей ключевую важность, может быть отнесено следующее:

• стратегические и тактические планы;

• голос заказчика[13]

;

• проектное предложение;

• процесс отбора проектов.

Можно без преувеличения заявить, что проекты – это средства удовлетворения нужд организации и достижения ее целей. Следовательно, понимание того, какие цели организации поддерживает проект, имеет особую значимость. Для больших проектов цели обычно описываются в стратегических планах организации, а для малых – в тактических. Чтобы проекту сопутствовал успех, голос клиента необходимо услышать, понять и ответить на него. Кроме того, чтобы правильно оценить жизнеспособность проекта, необходимо разработать проектное предложение или провести анализ осуществимости. Когда такая информация станет доступной, к проекту допустимо применить критерии отбора, на основании которых он будет оценен, ранжирован и подвергнут процедуре отбора (см. главу 2). В дальнейшем при написании устава проекта потребуется вся полученная информация.

Определение миссии проекта. Точность и ясность – два ключевых условия, которым должно отвечать определение цели проекта [2, 7], как показано на рис. 5.2. Не имеет значения, прописана миссия для новой модификации существующего продукта или для огромной фабрики по производству полупроводников с многомиллиардным оборотом, – и в том, и в другом случае достаточно нескольких слов. Это утверждение может определять основные задачи, например проектирование, прототипирование, программирование, а может быть предельно простым и директивным, допустим «разработать новую платформу продуктов».

Для того чтобы описать ожидаемые достижения проекта, мы используем термин миссия проекта. Данный термин окружен ореолом значительности и, быть может, именно поэтому используется применительно к крупным проектам. Альтернативные термины, в частности «задача проекта» или «цель проекта», звучат менее торжественно, но тем не менее являются вполне приемлемыми. Выбор того ли иного термина часто диктуется принятым в организации стандартом.