Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов

– отдельный внутренний организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором необходимо указать для каких целей изготовлены визитные карточки и утвердить перечень сотрудников организации, которым в силу их должностных обязанностей полагается выдача визитных карточек;

– внести соответствующее дополнение в должностные инструкции таких сотрудников, предусмотрев в них в качестве одной из должностных обязанностей сотрудника – поддержание деловых контактов с партнерами и контрагентами компании.

Обращаем особое внимание на важность этого документа: так как визитки изготавливаются по заказу организации и выдаются сотрудникам для выполнения ими своих должностных обязанностей для поддержания деловых контактов с партнерами и контрагентами организации в интересах самой организации, то никакой экономической выгоды в денежной или натуральной форме такие физические лица не получают. Поэтому стоимость изготовления визитных карточек к доходам сотрудников не относится и соответственно не подлежит включению в облагаемый налогом на доходы физических лиц доход.

Фрагмент документа

Дополнение к должностной инструкции МЕНЕДЖЕРА ПО РЕКЛАМЕ

… организует связи с деловыми партнерами Общества, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности Общества.

В целях выполнения своих должностных обязанностей:

… участвует в проводимых Обществом совещаниях, переговорах, конференциях, выставках, в том числе с иностранными партнерами, по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… представляет Общество в сторонних организациях по вопросам, входящим в компетенцию Отдела по рекламе;

… организует и поддерживает постоянные контакты со средствами массовой информации, агентствами по связям с общественностью, информационными, консалтинговыми агентствами, издательствами, другими предприятиями и организациями, государственными и общественными структурами;

… привлекает к решению поставленных задач независимых внешних консультантов и экспертов в области связей с общественностью.

– издать отдельный внутренний организационно-распорядительный документ в отношении каждого конкретного рекламного мероприятия, проводимого организацией, при проведении которого планируется раздача визитных карточек в рекламных целях. В этом документе необходимо указать перечень должностных лиц, непосредственно участвующих в рекламной акции, для которых предназначены изготовленные визитные карточки;

Образец документа

Общество с ограниченной ответственностью

«И Р И КА»

ПРИКАЗ№ 20

25 мая 2009 года г. Москва

В целях обеспечения роста объемов продаж, представления Общества на переговорах во время проведения международной выставки lnnoTrans-2009 (Германия, Берлин), заключения сделок в интересах Общества во время проведения международной выставки

ПРИКАЗЫВАЮ:

– поручить Отделу по связям с общественностью разместить заказ на изготовление визитных карточек с указанием логотипа Общества, его реквизитов, служебных телефонов, корпоративного сайта и электронного адреса:

по 500 односторонних персональных визитных карточек размером 90 на 50 миллиметров с использованием двух корпоративных цветов Общества на каждого участника международной выставки – Генерального директора, Коммерческого директора, руководителя отдела по связям с общественностью, менеджеров Отдела продаж. Цель изготовления персональных визитных карточек – персональные визитные карточки должны представлять Общество в лице его сотрудников перед деловыми партнерами, участниками и посетителями международной выставки InnoTrans -2009:

1000 односторонних корпоративных визитных карточек размером 90 на 50 миллиметров с использованием двух корпоративных цветов Общества. Цель изготовления корпоративных визитных карточек – привлечение внимания к Обществу и его товарам во время проведения международной выставки InnoTrans -2009 (Германия, Берлин);

– контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Коммерческого директора Светлова М.И.

Генеральный

директор ____________Н.В. Соколов

– оформить приходный ордер (форма № М-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) и требование-накладную (форма № М-11).

Изготовленные визитные карточки представляют собой один из видов материально-производственных запасов в соответствии с нормами ПБУ 5/01. Соответственно согласно Инструкции по применению Плана счетов они должны учитываться на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» к счету 10 «Материалы». Это означает, что организация должна вести по визиткам соответствующие карточки учета – приходный ордер (форма № М-4) (для учета визиток, поступивших от исполнителя, на склад – на фактически принятое количество ценностей) и требование-накладную (форма № М-11) (для учета выдачи сотрудникам визитных карточек);