Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Вроде бы сегрегация не приветствуется. Тем не менее на широкомасштабных встречах и конференциях коллег приглашают пройти на заседание, а их «партнеров и спутников жизни» отправляют на шопинг. Наверное, супруги не прочь избежать двухчасовой лекции по планированию налогов, но суть не в том: есть разумный резон включить семью во многие чисто деловые встречи.

Когда мне впервые поручили провести невиртуальную встречу, я пригласил пары, потому что не знал, что так не полагается. Собрание увенчалось импровизированной сценой, в которой участники были и актерами, и осветителями. Живо помню, как хрупкая дамочка залезла под потолок, на высоту примерно шести метров, чтобы оттуда управлять прожектором.

«Раз в жизни, – заявила она, – я сама буду решать, быть моему мужу в центре внимания или нет!»

Как заманить нужных людей на встречу?

О’кей, допустим, вы подобрали нужных людей для ближайшей встречи. Теперь надо еще заманить их на это собрание. Ведь успешный кастинг не сводится к тому, чтобы определить, кого бы вы хотели видеть в главных и в эпизодических ролях. Главное – вырвать у этих артистов согласие.

Процесс ухаживания начинается с рассылки приглашений. По-моему, успех или неуспех встречи закладывается уже в этот момент – когда вы отправляете приглашение и сеете в умах будущих участников определенные ожидания. Вы уже создаете определенные смыслы, вы порождаете предчувствия. Если вы подождете с началом собрания до его начала, будет уже слишком поздно вовлекать и увлекать.

Большинство людей считает, что функция приглашения сводится просто к тому, чтобы известить кого надо о предстоящем собрании.

«УВАЖАЕМЫЙ КОЛЛЕГА

НАПОМИНАНИЕ

Тема: собрание группы. 09.00–12.00

Помещение H4963

Повестка дня в приложенном файле

С наилучшими пожеланиями

Личный секретарь – Дэвиду»

В нашу эпоху информационных перегрузок и цейтнотов личного внимания не дождешься и от личного секретаря. Но вам придется заманить, соблазнить, убедить потенциальных участников встречи, иначе они не придут.

«ДОРОГАЯ НИКОЛЬ,

Спешу сообщить Вам, что в ближайший четверг мы проводим общее собрание с целью окончательно обсудить и подписать новое соглашение. Мы решили сделать это сейчас, чтобы запустить проект до праздников. Пусть наши конкуренты попытаются потом нагнать нас!

Ваше исследование личных предпочтений клиентов очень важно для принятия решения. Не могли бы Вы уделить нам 45 минут с 10.00 до 10.45 и поделиться информацией? Мы будем рады, если Вы примете участие и в других обсуждениях, но оставляем это на Ваше усмотрение.

Если у Вас не найдется времени, мы постараемся справиться сами, но это будет гораздо менее приятно и продуктивно.

Дэвид»

Догадываетесь, на какое приглашение охотнее откликнутся? Второе послание задает и тему, и цель, поясняет, почему важно присутствие именно этого человека и на какой именно части собрания ему необходимо присутствовать.

Нужный человек в нужный момент

Случалось ли вам видеть фильм или спектакль, в котором весь актерский состав был бы задействован в каждой сцене? Вообразите: выходит Гамлет, за ним – Призрак отца, прочие родственники, Офелия и вся датская армия до последнего рядового. Любой автор, любой режиссер да и сами актеры понимают, что это был бы неудачный способ излагать сюжет и не стоит расточать таким образом время и силы. Значение роли в театре отнюдь не всегда измеряется минутами пребывания перед публикой. Хороший актер сумеет произвести неизгладимое впечатление как раз благодаря недолгому или отсроченному появлению на сцене: главное – верно подгадать момент. Экономия только усиливает эффект. Я видел «Продавца льда» с Кевином Спейси в главной роли. Его персонаж выходил на сцену лишь через 50 минут после того, как началось действие, и, когда он наконец появился, впечатление было потрясающее. В шоу-бизнесе никто не обижается на предложение выйти под конец второго акта, ибо в хорошо сколоченной пьесе такая роль станет вполне конкретным, уникальным вкладом в общее дело. И наоборот: от чересчур долгого пустого пребывания на сцене можно и «раствориться».