Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

Все разумно? Так почему же, организуя собрания, мы следуем прямо противоположному принципу? Собирается целая труппа (большинство участников даже не знает своей роли) и зависает с начала до конца. По определению у каждого есть свой интерес, а другие разделы собрания его не волнуют, и вот уже все по углам тайком проверяют почту. Куда лучше пригласить человека на конкретное время и поручить ему сыграть определенную роль в этой встрече.

В особенности склонен переуплотнять труппу академический мир. Мой друг, профессор изящных искусств знаменитейшего университета, рассказывал мне о том, как он недавно заседал в комитете в составе 15 человек и решал вопрос, как распределить между преподавателями небольшую сумму стипендии для повышения квалификации – несколько тысяч фунтов.

«Я не удержался и напомнил собравшимся, что вместе мы тратим время на большую сумму, чем весь этот фонд, и предложил им передать все полномочия комиссии из трех человек – представителям от преподавателей, администрации и технического персонала, а через год провести ревизию. Какие особо ужасные ошибки могла допустить подобная комиссия? Если б они что-то напутали, в нашей власти было исправить дело и сменить их. Люди боятся передавать полномочия и вместо этого раздувают комитеты».

Важно не только пригласить нужных людей, но также исключить ненужных

Одна из причин, по которым на собрания попадают люди, которые вовсе там не нужны, – вежливость. Этим словом мы, англосаксы, прикрываем страх перед конфронтацией. Мы якобы щадим чувства других людей, а на самом деле уклоняемся от неприятной обязанности говорить правду.

Вы уж извините, но это серьезный случай болезни «Я ничего не скажу, если вы не проговоритесь». Сколько раз клиент говорил мне, что должен пригласить на встречу такого-то, иначе такой-то огорчится, обидится, не захочет больше иметь с ним дела. А потом такой-то (назовем его B) признавался мне, что счастлив был бы не тратить свое время на эту встречу, но не мог отказаться, чтобы не огорчить, не обидеть, не испортить отношения. В таких ситуациях откровенность, искренний разговор принесли бы намного больше пользы, чем ложная вежливость.

К избыточной вежливости примешивается также «политика» и карьерные соображения. Люди рвутся на собрания, потому что там они чувствуют свою власть или считают, что им за это прибавляются очки.

И, кстати говоря, «не тем» человеком можете оказаться ВЫ

Настала пора заглянуть в зеркало. На сколько встреч вы соглашались прийти только потому, что это льстило вашему самомнению, в особенности если там появлялись «важные персоны»? Хотя мои клиенты постоянно жалуются на потерю времени из-за ненужных собраний, довольно часто я улавливаю в их жалобном тоне нотки самодовольства и «значительности».

«Господи, как я вымотался. Встречи, встречи, встречи. Эти надоеды из Всемирного банка. Потом ООН, а под конец еще и Клуни – ох и болтун!»

Если вы замечаете за собой склонность являться на ненужные встречи или на существенные встречи, куда вас не звали, только потому, что это позволит вам воткнуть еще одно перо в скальповую прядь, сделайте себе вот такую открытку и перечитывайте написанную на ней мантру:

Контекст. Где и когда проходит собрание

Контекстом определяется смысл, а смысл создает…

Представим ситуацию: в обеденный перерыв вы стоите в длинной очереди в банке, потому что вам требуется обналичить чек. Работает только одна касса, там сидит юный практикант, очередь не продвигается. Время поджимает, другой возможности заглянуть в банк у вас не будет. Вы внутренне кипите, но терпеливо ждете. Вдруг какой-то мужчина отпихивает вас и проходит прямиком к кассе. Ваши ощущения? Мужчина получает деньги, оборачивается: на нем темные очки, в руках белая трость. Как изменились ваши ощущения? Вы сдались, вышли из банка и тут видите: «слепой» снял очки, запрыгнул в открытый Porsche и с торжествующим ревом покинул стоянку для инвалидов. А теперь что вы чувствуете?