Основы менеджмента

1. Контроль – это процесс обеспечения достижения организационных целей. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они перерастут в серьезную проблему, а также для стимулирования успеха.

2. Предварительный контроль, обычно в форме определенных политик, процедур и правил, применяется, в основном, по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работы и обычно сводится к контролю подчиненных их непосредственными начальниками. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или по истечении определенного периода времени.

3. Текущий и заключительный контроль базируется на обратной связи. Системы контроля на основе обратной связи представляют собой незамкнутый цикл, поскольку внешний элемент, менеджер, вмешивается в их работу и изменяет цели и характер таких систем.

4. Первый этап процесса контроля заключается в установлении стандартов – конкретных и измеряемых целей с конкретными временными рамками. Менеджменту нужны стандарты в форме показателей результатов по всем основным направлениям деятельности, определенным на этапе планирования.

5. Второй этап – этап сравнения реальных результатов со стандартами – начинается с определения масштаба допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения система контроля должна срабатывать только при существенных отклонениях от заданных стандартов, иначе она будет неэкономичной и громоздкой.

6. Следующий этап – измерение результатов – как правило, самый сложный и дорогостоящий. Сравнивая измеренные результаты со стандартами, менеджер может решить, какие необходимы действия.

7. Возможные действия включают улучшение внутренних переменных, пересмотр стандартов или отказ от каких-либо действий.

8. Контроль часто серьезно влияет на поведение людей. Плохо спроектированная система контроля может привести к тому, что люди будут ориентироваться на нее и стремиться к выполнению требований контроля, а не к достижению целей, а также к тому, что предоставляемая ими информация будет недостоверной.

9. Потенциальных проблем, связанных с контролем, можно избегать, устанавливая значимые и достижимые стандарты, налаживая двусторонние коммуникации, избегая чрезмерного контроля и вознаграждая персонал за соблюдение установленных стандартов.

10. Эффективный контроль носит стратегический характер, нацелен на результаты, своевременен, гибок, прост и экономичен.

11. Контроль в международной среде усложняется вследствие расширения диапазона деятельности и коммуникационных барьеров. Эффективность функции контроля можно повысить благодаря периодическим собраниям менеджеров в головном офисе организации и за границей. Очень важно также не возлагать на иностранных менеджеров ответственность за неудачи, вызванные неконтролируемыми ими факторами.

12. ИСУ – это формальная система для обеспечения менеджмента информацией, необходимой для принятия решений. Эффективная ИСУ учитывает различия в информационных потребностях менеджеров разных уровней управления и функциональных областей и факторы внешней среды, а также обеспечивает менеджмент информацией в необходимом объеме и необходимого качества.

13.

 Основные этапы проектирования ИСУ – анализ системы принятия решений и информационных требований, агрегирование решений, создание системы обработки данных и системы контроля, а также контроль над ней.

14. Чтобы ИСУ была эффективной, необходимо привлекать к процессу ее создания будущих пользователей, проводить их тренинги, концентрировать внимание на нужной информации, обеспечить экономичность системы, нанять штат технических работников, проводить тестирование ИСУ и обновлять ее с учетом текущих изменений.

Обзорные вопросы

1. Какова роль контроля в менеджменте?

2. Каковы основные типы контроля с точки зрения времени их использования?

3. В чем суть контроля с использованием обратной связи?

4. Каковы этапы процесса контроля?

5. Какова взаимосвязь между планированием и контролем?

6. Почему менеджер должен учитывать влияние контроля на поведение персонала?

7. Как бюджеты помогают менеджерам?

8. Каковы отличительные характеристики стандартов, применяемых для контроля?

9. Почему так важно правильно определить масштаб отклонений?

10. Каковы характеристики эффективного контроля?

Вопросы для обсуждения

1. Опишите взаимосвязь процессов планирования и контроля, приведите конкретные примеры.

2. Приведите пример использования модели процесса контроля в конкретной организации.

3. Опишите ситуацию, в которой контроль негативно повлиял на поведение людей. Как этого можно было избежать?

4. Чем отличается контроль в децентрализованной и централизованной организациях?

5. Может ли менеджмент успешно использовать механизмы контроля, чтобы заставить персонал принять ценности организации?

Случай из практики

Контроль вGeneral Electric Credit Corporation.