Повседневная жизнь Кремля при президентах

В состав сопровождающих лиц входят: заместители руководителя администрации президента, помощники и советники президента;

-руководители управления протокола президента, службы безопасности, пресс-службы и управления делами;

-высшие должностные лица субъектов Федерации; руководители министерств и ведомств; директора департаментов МИДа. После возвращения группы в Москву наступает наиболее интенсивный этап работы сотрудников управления протокола: координируются действия всех участвующих в подготовке и организации визита подразделений администрации президента, правительства, министерств и ведомств; сотрудники протокола приступают к разработке документов организационного и протокольного характера, включая подробные справочные материалы о городах, в которых будет проходить визит, и всех упомянутых в программе объектах посещения, вносят предложения по памятным подаркам, занимаются оформлением въездных виз для делегации, сопровождающих лиц и групп обеспечения.

Чрезвычайно важными оказываются такие, казалось бы, мелочи, как составление схем размещения членов официальной делегации и сопровождающих лиц, заблаговременный заказ лент к венкам, букетам и корзинам с цветами, карточек «Ваш номер в гостинице и автомобиль», а на случай ответного протокольного мероприятия с нашей стороны — обложек речей, бланков приглашений с конвертами, кувертных карточек и обложек меню.

За 5–6 дней до начала визита в страну посещения направляется передовая группа служб протокола, безопасности, информации, управления делами, связи для завершения приготовлений к приезду президента. Вошедшие в группу сотрудники протокола составляют развернутую роспись программы, в которой в хронологической последовательности с точностью до минуты подробно описывается каждый шаг российской делегации с момента ее прибытия до окончания визита. С этой целью уточняются сведения о встречающих и провожающих, сопровождающих и участвующих в переговорах, встречах и беседах. Проверяется готовность объектов показа, мест посещения, оцениваются условия проживания и система обслуживания. Готовая роспись программы оперативно переправляется в Москву, где печатается в типографии в виде небольшой брошюры и раздается каждому члену делегации и сопровождающему лицу.

На встречах с представителями протокольных ведомств принимающей стороне передаются полученные из Москвы окончательные списки российской делегации и сопровождающих с указанием их участия в предусмотренных программой мероприятиях.

Отдельно обсуждается схема формирования кортежа. Для облегчения поиска автомашины в кортеже каждому прибывающему выписывается именная карточка с указанием номера машины — имеются в виду легко определяемые на расстоянии временные номера, которые обычно крепятся на лобовом стекле; в карточке указывается также место проживания ее владельца, будь то отдельная резиденция или гостиница.

Урегулировав с принимающей стороной все вопросы, сотрудники управления протокола информируют свое руководство через российское дип-представительство или по развернутой к этому времени линии правительственной связи о готовности к прибытию делегации.

Как правило, ни одно из событий такого масштаба и значения не обходится без «нештатных» ситуаций, выход из которых целиком зависит от профессионализма представителей управления. По собственному опыту могу сказать, что такие ситуации в ходе визитов случаются исключительно по одной причине — из-за несогласованности действий сторон. Любое одностороннее изменение программы или нарушение договоренностей, особенно в самый последний момент, неизбежно влекут за собой сбой в проведении тщательно и кропотливо согласованной программы.

Иногда трудности возникают прямо в аэропорту. Обычно примерно за час до прибытия самолета президента Российской Федерации прилетает передовой самолет с членами официальной делегации. Чаще всего это федеральные министры, руководители ведомств, представители деловых кругов и эксперты. Среди главных задач передовой группы — договориться о допуске сотрудников протокола, службы безопасности и представителей российского посольства непосредственно к самолету. При этом возникают вопросы пересечения государственной границы, таможенного контроля и т. д. Сотрудники протокола должны встретить членов официальной делегации непосредственно у трапа самолета, чтобы обсудить вопросы, которые могут возникнуть у членов делегации, а также вручить карточки размещения в гостинице, рассадки по автомашинам, оперативные и информационные материалы и т. д. Помимо этого существует негласное правило: высокого гостя за границей должны встречать представители его страны.

К сожалению, наши зарубежные партнеры не всегда дают нам возможность действовать в соответствии с этим правилом. Бывали случаи, когда представителям протокола в последний момент отказывали в допуске к самолету, что вызывало естественное недоумение у членов официальной делегации. Такие эпизоды создают неблагоприятную атмосферу перед началом визита.