Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней

2.4. Определение и корректировка планов.

2.5. Определение конкретных целей на следующую неделю.

2.6. Выслушивание предложений сотрудников.

2.7. Какие отчеты и документы кладутся на стол руководителю.

3. Протокол собрания.

(Заполняет секретарь.)

3. Пример «Регламент еженедельных совещаний»

1. Цель, время, участники, документы.

1.1 Цель:

✓ проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце;

✓ проверить выполнение задач, поставленных ранее, назначить новые задания или перенести сроки существующих;

✓ определить текущие проблемы и прописать пошаговые планы их решения, написать краткие инструкции, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);

✓ проконтролировать выполнение задач с прошлой недели;

✓ объявить о важных событиях и нововведениях в компании.

1.2 Когда проводится:

Каждый понедельник с 10:00 до 11:30.

1.3 Кто проводит:

Исполнительный директор или (при отсутствии) генеральный директор.

1.4 Кто присутствует:

Генеральный директор (при необходимости).

Исполнительный директор (менеджер по развитию).

Финансовый директор (главный бухгалтер).

Менеджеры по продажам.

Технолог.

1.5 Обсуждаемые вопросы:

Важно прописать список стандартных обсуждаемых вопросов и всегда проходить по ним. Все вопросы можно разделить на две категории:

✓ регулярные – те, которые обсуждаем по регламенту;

✓ вопросы развития – по плану (повестке) совещания.

Нужно, чтобы на каждый вопрос выделялось определенное время и за этот интервал успевать выработать решение, написать план действий и назначить ответственного. Хотя стратегические вопросы могут обсуждаться долго. В этом случае главное – не забыть о целях совещания и довести вопрос до принятия решения. Это намного лучше, чем затронуть десяток вопросов и не привести ни один из них к логическому завершению.

На совещании можно обсудить четыре-шесть вопросов. Больше сложно для восприятия и активной работы.

1.6 Обязательные документы:

Все отчеты предоставляются в распечатанном виде и хранятся в электронном варианте на совместном доступе.

Предоставляет бухгалтер:

✓ отчет по продажам за неделю и с начала месяца.

Руководитель отдела продаж:

✓ отчет по продажам по каждому менеджеру.

Технолог:

✓ статистику по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.

Имеет при себе каждый участник:

✓ список вопросов и текущих проблем от каждого участника;

✓ ежедневник для записи заданий и принятых решений.

Перед началом совещания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.

2. Порядок проведения.

2.1. Объявляем повестку.

2.2. Краткий отчет по результатам за неделю. Важно, чтобы сотрудники говорили о тех результатах, которых достигли, а не о том, что они делали с целью достичь цели. По времени отчеты должны занимать 5–15 минут.

2.3. Обсуждение продвижения по проектам.

2.4. Анализ отчетов по отделам, определение и корректировка планов относительно статистики.

2.5. Определить конкретные цели на следующую неделю. Записать в протокол. Указать ответственных.

2.6. Выслушать предложения сотрудников по увеличению продаж, качеству сервиса и т. п. Можно все их собирать по электронной почте на отдельный ящик для предложений, а на собрании рассматривать лишь те, которые имеют перспективу. Внесение в протокол задач, ответственных и дедлайнов.

2.7 Отдел продаж:

На стол кладется отчет по менеджерам.

✓ Определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок: установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами.

✓ Определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).

Технолог:

На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами.

✓ Определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливаются ответственный и мера воздействия.

✓ Контролируются расходы на рекламацию.

3. Протокол проведения собрания.

3.1. Заполняется секретарем по стандартной форме и рассылается всем участникам.

4. Как проводить ежемесячные совещания

1. Цель, время, участники, документы.

1.1. Цель:

1.2. Когда:

1.3. Кто проводит:

1.4. Кто присутствует:

1.5. Обязательные документы:

2. Порядок проведения.

2.1. Объявляем повестку.

2.2. Отчет по результатам за месяц. По каждому отделу.

2.3. Обсуждение реализации планов продаж и утверждение планов на следующий период. Обсуждение целей, поставленных в прошлом месяце, и процента их реализации.

2.4. Определения бюджета на следующий месяц, графики и порядок платежей по контрагентам.