Практика дао Toyota

Решение: Изменить формат списка, поместить наименование дилерской организации и код быстрого набора номера в соседних столбцах. Тем самым снизится вероятность перепутать строки. Тонировать строки через одну, как показано на рис. 8-7, чтобы снизить вероятность перепутать строки.

НазваниедилерскойорганизацииКод быстрого набораРегионАдресПредставительТелефонФакс

A Plus CabinetsФаксимильный аппарат 3 #49Юго-запад111 Short Street Anytown, AlaskaДжонСмит888-555-1212888-555-1213

AstoundingCabinetsФаксимильный аппарат 2 #32Восток555 West Main, Yourtown, MississippiДжорджДжонс877-222-2222877-222-1234

Рис. 8-7. Список дилеров, оформленный по-новому

Ошибка: Сотрудник использовал не тот факсимильный аппарат. Каковы причины совершения этой ошибки?

Списки расположены за факсимильными аппаратами, и сотруднику приходится запоминать номер аппарата, а потом отыскивать нужный аппарат. Эту ситуацию иллюстрирует рис. 8-8.

Решение: Составить отдельный список дилеров для каждого факсимильного аппарата и поместить его перед аппаратом, чтобы сотрудник имел возможность водить по строке пальцем. Новое расположение списков показано на рис. 8-9.

Введение этих изменений позволило значительно снизить количество ошибок. Кроме того, обнаружились ошибки в некоторых кодах быстрого набора, введенных в память. Факс мог не попасть к адресату, даже если сотрудник правильно определил код.

Вы спросите: «Рассматривали ли вы процесс проверки, в ходе которой определяется, попал ли факс к адресату?» Да, было сделано и это, но не забывайте, что данная операция сходна с проверкой готовой продукции. Этот дополнительный этап не выявляет коренных причин ошибок и к тому же повышает затраты. Его следует применять лишь к критическим процессам и лишь после того, как коренные причины выявлены и устранены.

Для разработки эффективного метода предупреждения ошибок нужно уяснить, как или почему совершается ошибка. Понятно ли, какие обстоятельства ведут к ее появлению? Носит ли ошибка случайный или систематический характер? Совершают ли ее все или трудности испытывает только один работник? Если ошибку совершает один человек, возможно, следует проанализировать стандартизированную работу и убедиться, что никакие этапы не пропускаются. Если ошибку совершают все, это свидетельствует о причине системного характера, например об отсутствии нужных сведений или нечетко определенном этапе работы. Не впадайте в заблуждение, полагая, что любая ошибка требует специального «устройства» для ее предупреждения¹².

Следующий пример показывает, что любую проблему можно решить множеством способов. Поощряйте своих сотрудников к творческому поиску высокоэффективных решений, не требующих значительных затрат. У простоты есть огромные преимущества. Оглянитесь вокруг и подумайте, нельзя ли применить к вашей проблеме известные методы решения других проблем. Например, идея застежки-липучки родилась в ходе наблюдения за репейником, так одна «проблема» превратилась в решение другой.

Конкретная ситуация: всегда есть несколько способов предупреждения ошибок