Приводим жизнь в порядок

Это руководство по обеспечению «горизонтального» контроля. Оно посвящено тому, как правильно зафиксировать все ваши дела, точно идентифицировать их и успешно управлять ими. Стадии 2 и 3 подробнее раскрываются в схеме обработки и организации потока работ. Более того, схема – отличный инструмент, который можно держать перед собой на рабочем месте до тех пор, пока процедура не станет для вас совершенно привычной.

1. Сбор

– Собирайте все, что привлекает ваше внимание, во внешние «резервуары», защищенные от «протечек» (корзины для входящих документов, электронную почту, блокноты, носители для записи голосовой почты и так далее). Освободите тем самым свою «оперативную память».

– Таких «резервуаров» должно быть как можно меньше, но при этом все же достаточно.

– Регулярно очищайте их, обрабатывая и организуя все содержимое (подробнее – в следующем разделе).

2. Обработка

– Обрабатывайте содержимое «резервуаров» (принимайте решения по поводу собранных элементов исходных данных).

– Если тот или иной элемент исходных данных не имеет практического значения, удалите его, отложите (если он пригодится в будущем) или сохраните (для информации).

– Если элемент исходных данных имеет практическое значение, решите, какое следующее действие вы выполните сразу (если оно займет меньше двух минут): делегируете его (список «В ожидании») или отложите (список напоминаний о действиях или папка «Действия»). Если для завершения дела требуется более одного действия, определите свое обязательство как проект (список напоминаний о проектах).

3. Организация

– Сгруппируйте результаты обработки исходных данных, отнеся их к категориям, в которых данные будет легко найти в любой момент. Четыре основные категории, подразумевающие ваши действия, таковы:

– «Проекты» (проекты, которые вы обязаны завершить);

– «Календарь» (действия, которые должны произойти в определенный день или установленное время);

– «Следующие действия» (действия, которые должны быть выполнены как можно скорее);

– «В ожидании» (прочие проекты и действия, которые предполагается выполнить и которые вызывают ваше беспокойство).

– Добавьте к этим спискам – если это облегчит их использование – подкатегории («Звонки», «Командировки», «Дома», «За компьютером» и так далее).

– Добавьте списки долгосрочных целей и ценностей, которые влияют на вашу жизнь.

– Добавьте материалы, которые могут быть полезными (служебные обязанности, список триггеров[12] событий, организационные диаграммы и так далее).

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему файлов со справочной информацией и материалами, которые не требуют немедленных действий, но могут пригодиться впоследствии.

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему возможного переноса действий на более поздние даты (список «Когда-нибудь / может быть», календарь, напоминания).

– Поддерживайте в актуальном состоянии систему вспомогательной информации по проектам (она может храниться в системе файлов со справочной информацией или отдельно).

4. Ревизия

– Проводите ежедневную ревизию календаря и списков действий (или по мере возникновения возможности выполнить какое-либо из внесенных в них дел).

– Проводите тщательную еженедельную ревизию системы, чтобы актуализировать и обновить ее данные; поддерживайте и по возможности улучшайте ее (подробнее – в разделе «Еженедельная ревизия»).

– Проводите ревизию списков долгосрочных целей, ценностей и ви́дения так часто, чтобы список проектов всегда оставался полным и актуальным.

5. Выполнение

– Выбирайте действия, отталкиваясь от собственных возможностей (контекст) и приоритетов. Учитывайте при этом, каким количеством времени и энергии вы располагаете.

– Оставайтесь гибкими, поддерживайте в актуальном состоянии систему напоминаний о действиях «для всей жизни» и доверяйте своей интуиции, принимая решения.

– Регулярно и последовательно фокусируйтесь на приоритетах, чтобы быть уверенными в правильности интуитивно принятых решений («Почему сделать Х лучше, чем Y?»). «Навещайте» свои обязательства и проводите их перенастройку через различные интервалы времени для разных уровней работы и личной жизни:

– на взлетной дорожке – текущие действия (ежедневно);

– 10 000 футов – текущие проекты (еженедельно);

– 20 000 футов – текущие обязанности (ежемесячно);

– 30 000 футов – цели на один-два года (ежеквартально);

– 40 000 футов – цели на три-пять лет (ежегодно);

– 50 000 футов и выше – карьера, предназначение, образ жизни (ежегодно или реже).

Схема обработки и организации потока работ

Модель естественного планирования