Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей

Здесь есть несколько возможностей для разумного снижения расходов.

Первое – мы очень активно применяем это у себя – пересылать отсканированные копии документов. Если вы активно общаетесь с контрагентами, что-то закупаете или продаете, то постоянно обмениваетесь документами: договорами, актами, счетами и т. д.

Мы ввели в практику такую вещь: пересылаем друг другу не оригиналы, а копии документов с отсканированной печатью. Это позволяет снизить почтовые расходы и сэкономить время менеджеров. Оригиналы высылаем отдельно, по требованию. Оказывается, они нужны далеко не всем. Примерно две трети наших партнеров не требуют оригиналов, им вполне хватает сканов.

Вы можете сказать: «Да нет, наши будут требовать!» Кто-то будет, а кто-то нет. Не всегда нужны именно оригиналы, а если и нужны, то не всех документов.

Можно переслать, например, счет для оплаты и написать: «Если вам требуются оригиналы, напишите нам, вышлем». Кому-то они окажутся не нужны, другие просто забудут.

Часто так можно неплохо сэкономить. Считайте сами: каждое отправление, даже обычной почтой, – это порядка 100 рублей плюс минимум столько же стоит время менеджера, пока он все сделает. А если пересылок много, получаются серьезные деньги. Отправлять сканы документов намного проще и быстрее.

Внедрение электронного документооборота

Следующая вещь, которую желательно сделать, – внедрить электронный документооборот, если у вас активно используются различные накладные, счета внутри компании и т. п. Благодаря этому вы сэкономите бумагу, картриджи и главное – в целом ускорите процесс.

Когда по офису туда-сюда носят бумажки, это значительно увеличивает время административных процедур.

Нередко заказ, который можно было бы сделать за день, тянется неделю, поскольку на каждом этапе надо подписать очередную бумажку, а человека нужного нет, или он занят, или требует, чтобы бумажки приносили оптом по пятницам, или просто лень идти нести бумаги (схожу завтра) и т. д.

Приведу пример. Компанию Microsoft знаете? В ней все построено на электронном документообороте. Все служебные записки и приказы отсылаются на электронную почту сотрудникам, и это считается нормальным. Не надо устанавливать сложную IRP-систему. Достаточно перевести большую часть бумажного документооборота в электронный вид.

Для этого существует отличный бесплатный сервис Google Docs (www.docs.google.com). Там есть возможность создавать серверные версии Word, Excel, смотреть разные отчеты, добавлять доступ к ним своим сотрудникам.

В моей компании практически все отчеты сделаны в Google Docs. Во многих компаниях моих клиентов точно так же используют этот сервис. Он совершенно бесплатный! Это его огромный плюс.

Пресекаем использование офисных ресурсов в личных целях

Использование сотрудниками офисных ресурсов в личных целях – огромная беда, потому что персонал считает это вполне естественным. Люди удивляются, когда их кто-то ругает за это. Вводите контроль, причем за всем!

Принтер. Вы удивитесь, когда поставите контролирующее устройство и начнете считывать, что печатают ваши сотрудники. Часто это отнюдь не служебные документы, а книги, интересные статьи из журналов, курсовые. Масса всего за счет компании.

Совершенно точно вам говорю! Проверьте. Если в компании больше 10–15 человек, скорее всего, у вас есть такие проблемы.

Телефон.

Посмотрите счета. Вы вновь удивитесь, когда узнаете, что из 10–15 сотрудников в компании один-два человека активно используют корпоративный телефон в личных целях.

Они звонят родственникам за границу, знакомым на мобильные телефоны и т. д. Контролируйте это!

Интернет. Это отдельный разговор… Вы схватитесь за голову, когда впервые изучите отчеты о том, где и как сотрудники проводят время в Интернете. Кто-то скачивает видео, другой активно участвует в онлайн-играх или постоянно сидит в «Одноклассниках», «ВКонтакте» и прочее. В связи с этим есть очень хорошее правило, которое я рекомендую взять на вооружение.

Отключите Интернет сотрудникам, которым он не требуется для выполнения их служебных обязанностей.

Когда введете это правило, увидите: если есть сотрудники, которые используют Интернет в личных целях, они будут против и станут доказывать, что им периодически нужен Интернет.

Иногда действительно может возникнуть необходимость что-то отправить или получить по электронной почте. Решается это так: вы ставите один общий компьютер, причем таким образом, чтобы монитор был виден всем, особенно вам.