Процесс управления как система. Практические рекомендации по повышению эффективности системы управления в организации

– Государственные законы и ведомственные подзаконные акты, постановления и распоряжения правительства и его органов, влияющие на деятельность организации.

– Система планирования и отчетов по результатам деятельности организации и структурных подразделений, направляющая деятельность организации на достижение цели.

– Сформированная организационная струк тура организации, где каждое подразделение решает назначенные ему задачи (выполняет определенный функционал), способствующие достижению поставленной перед организацией цели.

– Распределение прав и обязанностей у руководителей всех уровней управления.

– Управляющие документы:

• нормативно–методические документы (устав, положения, регламенты, технологии, инструкции и др.), отражающие деятельность организации и порядок взаимодействия подразделений и сотрудников как внутри подразделений, так и между различными подразделениями и внешними контрагентами, и направленные на достижение стоящих перед ними задач;

• организационно–распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.), при помощи которых осуществляется оперативное управление организацией.

– Система мотивации субъектов и объектов управления (правила поведения, система поощрения и наказания и др.).

Ресурсы управления – это средства и способы оказания воздействия субъекта на объект управления, например средства связи, программы, формы документов (то, с помощью чего оказывается воздействие). Сюда также могут входить:

– система обмена документами между субъектами и объектами управления на всех уровнях управления, а также с внешними контрагентами;

– система обмена данными между субъектами и объектами управления, а также с внешними контрагентами;

– используемые формы документов.

3.2. Бизнес–процесс и процесс управления

Процесс (process) – совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата[1].

Примечания:

1. В зависимости от контекста «намеченный результат» называется выходом, продукцией или услугой.

2. Входами для процесса обычно являются выходы других процессов, а выходы процессов обычно являются входами для других процессов.

3. Два или более взаимосвязанных и взаимодействующих процессов совместно могут также рассматриваться как процесс.

4. Процессы в организации, как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности.

5. Процесс, в котором подтверждение соответствия конечного выхода затруднено или экономически нецелесообразно, часто называют «специальным процессом».

6. Термин является одним из числа общих терминов и определений для стандартов ИСО на системы менеджмента, приведенных в Приложении SL к Сводным дополнениям ИСО Директив ИСО/МЭК, часть 1. Исходное определение было изменено; были добавлены примечания 1–5 для разграничения понятий «процесс» и «выход».

Каждый бизнес–процесс на входе имеет какой–либо продукт (материальный или информационный), а на выходе – переработанный продукт (материальный или информационный), имеющий ценность для потребителя. Для осуществления деятельности процесса требуются ресурсы (финансовые, материальные, человеческие и др.). Еще одной составляющей бизнес–процесса является наличие управления, без которого невозможно сохранение его структуры, поддержание режима его деятельности и реализация поставленных задач.

Деятельность процесса «как есть» может быть осуществима только при наличии всех его составляющих, в том числе и системы управления процессом (см. Рис. 1).

Схема бизнес–процесса «как есть»

Рис. 1

Каждый бизнес–процесс «как есть» имеет:

• Четкие границы своей деятельности.

• Владельца процесса, который осуществляет управление деятельностью процесса при помощи специальных инструментов управления.

• Ресурсы, необходимые для осуществления деятельности самого процесса и управления им.

• Вход – продукт (материальный, информационный), поступающий в процесс для переработки.

• Выход – переработанный продукт (материальный, информационный), имеющий ценность для внутреннего или внешнего потреби–теля.